Какая функция в excel поможет консолидировать бюджет
Перейти к содержимому

Какая функция в excel поможет консолидировать бюджет

  • автор:

Управляйте домашним бюджетом в Excel

Создание плана бюджетирования для вашей семьи может чувствовать себя слишком трудно, но Excel может помочь вам организоваться и в нужном направлении с помощью различных бесплатных и премиум-шаблонов бюджетирования.

Представление об основных функциях

Пожилая женщина получает помощь с финансами от другого человека

Цель планирования бюджета расходов семьи заключается в обобщении ваших доходов и расходов, что поможет планировать достижение целей в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Использование электронных таблиц составления бюджета сделает ваше финансовое благополучие приоритетом, помогая отслеживать расходы и увеличивать сбережения.

Контролируйте свои финансы с помощью шаблона «Личный бюджет»

Предпочитаете делать что-то самостоятельно? Этот шаблон Excel помогает отслеживать месячный бюджет по статьям доходов и расходов. Укажите ваши расходы и доходы, а любая разница будет рассчитана автоматически, позволяя избежать дефицита средств или помогая составить план на любой прогнозируемый остаток. Сравнивайте прогнозируемые расходы с фактическими расходами, чтобы с течением времени отточить свои навыки планирования бюджета.

Снимок экрана с шаблоном Excel для личного месячного бюджета

Совет: Отслеживайте месячные расходы
Счета за коммунальные услуги, платежи по кредитным картам и страхованию выставляются ежемесячно, поэтому самый простой способ следить за расходами — это определить, сколько вы тратите ежемесячно.

Не забывайте о «дополнительных статьях»

Помимо счетов за электричество, у вас есть подписка на фильмы или игры? А как насчет абонемента в спортзал? Не забывайте отслеживать и эти статьи расходов.

Совет: Учитывайте переменные расходы
Несмотря на то, что счета за услуги газоснабжения и телефонную связь обычно не меняются ежемесячно, однако другие расходы, такие как питание или покупка одежды, могут сильно отличаться.

Классификация расходов

Пара использует ноутбук для работы над домашними финансами

Теперь при наличии общего представления о ежемесячных расходах их можно классифицировать, чтобы иметь возможность просматривать постоянные, переменные и необязательные расходы.

Постоянные расходы

Постоянные расходы остаются неизменными каждый месяц. Примерами могут служить выплаты по ипотеке или аренде, взносы на медицинское страхование, оплата за автомобиль или подомовые сборы. Их все можно внести в категорию «постоянные расходы».

Совет: Переменные расходы

Вы не можете исключить переменные расходы из своей жизни, но их сумма может постоянно меняться каждый месяц. Такие расходы включают продукты, техническое обслуживание автомобиля, электричество и потребление воды.

Необязательные расходы

Сумма необязательных расходов может значительно меняться от месяца к месяцу. В качестве примеров можно привести посещения ресторанов, подписки на службы потоковой трансляции, членство в клубе, кабельное телевидение и одежда.

Определите свои цели

Небольшое растение в банке с монетами на столе

При наличии четкого представления о количестве поступающих денег в сравнении с расходами вы можете начать расставлять приоритеты для своих целей в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Бюджет перестройки дома

У вас сломалась стиральная машина? Ваша мебель потеряла внешний вид? Нужно переоборудовать основную ванную комнату? Переоборудование дома может таить массу непредвиденных обстоятельств. Не забывайте включать эти расходы при постановке финансовых целей.

Совет: Не упускайте из виду статьи расходов на свадьбу

Постоянный анализ ваших финансов поможет выяснить, достаточно ли вы сэкономили, чтобы купить предмет, который действительно необходим или «просто приглянулся». Вам действительно нужна эта арка из роз для вашей свадебной церемонии или вы просто хотите ее? В любом случае не забудьте отслеживать такие расходы в соответствии со своими целями.

Планируйте развлечения в колледже

Сосредотачиваясь на постоянных расходов, вы сможете быстрее достичь своих краткосрочных и долгосрочных целей. Но вы также можете внести определенную сумму в свой ежемесячный бюджет на развлечения и веселье в качестве переменных расходов, которые вы наверняка захотите отслеживать во время учебы в колледже.

Консолидация данных с нескольких листов

Чтобы суммировать результаты отдельных листов и отчеты о них, можно объединить данные с каждого листа в master листе. Листы могут находиться в той же книге, что и master лист, или в других книгах. При консолидации данных вы собираете данные, чтобы было проще обновлять и агрегировать их по мере необходимости.

Например, если в каждом из региональных офисов есть свой лист расходов, с помощью консолидации можно свести эти данные на главном листе корпоративных расходов. Главный лист также может содержать итоговые и средние значения продаж, данные о складских запасах и информацию о самых популярных товарах в рамках всей компании.

Совет: Если вы часто консолидируете данные, это может помочь создать новые листы из шаблона листа, использующего согласованный макет. Дополнительные сведения о шаблонах см. в статье Создание шаблона. Также советуем добавить в шаблон таблицы Excel.

Способы консолидации данных

Существует два способа консолидации данных: по позиции или категории.

Консолидация по позициям. Данные в исходных областях имеют одинаковый порядок и используют одни и те же метки. Используйте этот способ, чтобы консолидировать данные из нескольких листов, основанных на одном шаблоне, например отчетов о бюджете.

Консолидация по категории: данные в исходных областях не расположены в одном и том же порядке, но имеют одинаковые метки. Используйте этот способ, чтобы консолидировать данные из нескольких листов с разными макетами, но одинаковыми метками данных.

  • Консолидация данных по категориям аналогична созданию сводной таблицы. Однако с помощью сводной таблицы можно легко реорганизовать категории. Если требуется более гибкая консолидация по категориям, рассмотрите возможность создания сводной таблицы .

Примечание: Примеры, приведенные в этой статье, были созданы с помощью Excel 2016. Хотя ваше представление может отличаться, если вы используете другую версию Excel, шаги будут одинаковыми.

Как консолидировать

Выполните следующие действия, чтобы объединить несколько листов в master лист:

  1. Если вы еще этого не сделали, настройте данные на каждом листе, выполнив следующие действия.
    • Убедитесь, что каждый диапазон данных имеет формат списка. Каждый столбец должен иметь метку (заголовок) в первой строке и содержать аналогичные данные. В списке не должно быть пустых строк или столбцов.
    • Поместите каждый диапазон на отдельный лист, но не вводите ничего на master листе, где планируется консолидация данных. Excel сделает это за вас.
    • Убедитесь, что каждый диапазон имеет одинаковый макет.
  2. На основном листе щелкните левый верхний угол области, в которой требуется разместить консолидированные данные.

Примечание: Чтобы избежать перезаписи существующих данных на master листе, оставьте достаточно ячеек справа и под этой ячейкой для объединенных данных.

Группа

Щелкните Data>Консолидация (в группе Data Tools).

Диалоговое окно

Выберите в раскрывающемся списке Функцияитоговая функция, которую требуется использовать для консолидации данных. По умолчанию используется функция SUM. Ниже приведен пример выбора трех диапазонов листа:

Кнопка

Выделите данные. Затем в поле Ссылка нажмите кнопку Свернуть , чтобы сжать панель и выбрать данные на листе.

Щелкните лист с данными, которые вы хотите консолидировать, а затем нажмите кнопку раскрытия диалогового окна справа, чтобы вернуться в диалоговое окно Консолидация.

Диалоговое окно

Если лист, содержащий данные, которые необходимо объединить, находится в другой книге, нажмите кнопку Обзор , чтобы найти эту книгу. После поиска и нажатия кнопки ОК Excel введет путь к файлу в поле Ссылка и добавит восклицательный знак в этот путь. Затем можно продолжить выбор других данных. Ниже приведен пример выбора трех диапазонов листа:

  • Связи невозможно создать, если исходная и конечная области находятся на одном листе.
  • Если необходимо изменить экстент диапазона или заменить диапазон, щелкните диапазон во всплывающем окне Консолидация и обновите его, выполнив описанные выше действия. При этом будет создана новая ссылка на диапазон, поэтому вам потребуется удалить предыдущую ссылку перед консолидацией. Просто выберите старую ссылку и нажмите клавишу DELETE.
  • Все названия, не совпадающие с названиями в других исходных областях, приведут к появлению дополнительных строк или столбцов в консолидированных данных.
  • Убедитесь, что все категории, которые не требуется консолидировать, имеют уникальные метки, которые отображаются только в одном исходном диапазоне.

Консолидация данных с помощью формул

Если данные для консолидации есть в разных ячейках на разных листах:

Введите формулу со ссылками на ячейки других листов, по одной на каждый лист. Например, чтобы консолидировать данные из листов «Продажи» (в ячейке B4), «Кадры» (в ячейке F5) и «Маркетинг» (в ячейке B9), в ячейке A2 основного листа, введите следующее:

Ссылка на несколько листов в формуле Excel

Совет: Ввод ссылки на ячейку, например Sales! B4 — в формуле без ввода введите формулу до точки, в которой требуется ссылка, затем перейдите на вкладку листа и щелкните ячейку. Excel заполтит имя листа и адрес ячейки. ПРИМЕЧАНИЕ. Формулы в таких случаях могут быть подвержены ошибкам, так как очень легко случайно выбрать неправильную ячейку. Также может быть трудно обнаружить ошибку после ввода сложной формулы.

Если данные для консолидации находится в одних и том же ячейках на разных листах:

Введите формулу с трехмерной ссылкой, которая указывает на диапазон имен листов. Например, чтобы объединить данные в ячейках A2 от Sales до Marketing включительно, в ячейке E5 master листа необходимо ввести следующее:

Объемная ссылка на листы в формуле Excel

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.

Какая функция в excel поможет консолидировать бюджет

На этом шаге мы рассмотрим консолидацию рабочих листов.

Консолидация — это объединение или накопление информации из двух или более рабочих листов, которые могут находиться в разных рабочих книгах. В некоторых случаях консолидация может включать в себя создание связанных формул. Приведем два типичных примера консолидации:

  • Бюджеты отделов фирмы храняться в отдельных рабочих листах одной и той же рабочей книги. Вам нужно консолидировать эти данные и создать итоговый документ бюджета всей фирмы.
  • Все руководители отделов представляют свои боджеты в отдельных рабочих книгах. Ваша задача заключается в том, чтобы консолидировать эти файлы в общий бюджет компании.

Для консолидации информации из нескольких рабочих книг можно воспользоваться одним из следующих методов:

  • Использовать формулы, содержащие внешние ссылки.
  • Скопировать данные и воспользоваться диалоговым окном Специальная вставка .
  • Воспользоваться командой Данные | Консолидация .
  • Воспользоваться сводной таблицей.

Консолидация с помощью формул.
Консолидация с помощью формул предполагает просто создание формул, содержащих ссылки на другие рабочие листы или рабочие книги. Основные преимущества:

  • Динамическое обновление. В случае изменения значений в исходной рабочей книге формулы автоматически пересчитываются.
  • Во время создания консолидирующих формул исходные рабочие книги необязательно должны быть открыты.

Если рабочие листы, которые Вы консолидируете, находятся в одной рабочей книге и если способы размещения информации в них идентичны, то в этом случае можно воспользоваться стандартными формулами. Например, для вычисления суммы значений из ячеек A1 , находящихся в рабочих листах, начиная с листа Лист2 и заканчивая листом Лист10 , надо ввести формулу: =СУММ(Лист2:Лист10!А1) .

Если консолидация затрагивает другие рабочие книги, то для ее выполнения можно воспользоваться формулами, содержащими внешние ссылки. Например, если нужно сложить значения из ячеек A1 , которые находятся в рабочих листах ( Лист1 ) из двух разных рабочих книг, с именами Регион1 и Регион2 , то можно воспользоваться следующей формулой: =[Регион1.xls]Лист1!А1 + [Регион2.xls]Лист1!А1 .

Формула может включать произвольное число внешних ссылок, при этом число содержащихся в ней символов не должно превышать 1024.

Консолидация с помощью диалогового окна Специальная вставка
Этот метод применим только в том случае, если все рабочие листы, которые Вы консолидируете, открыты. Недостатком этого метода является то, что консолидация получается нединамичной, т.е. если любые консолидированные данные изменятся, результат будет неправильным. Преимуществом данного метода является то, что при вставке данных из буфера обмена с помощью команды Специальная вставка можно выполнять математические операции. Чтобы воспользоваться этим методом, нужно выполнить следующие действия:

  • Скопировать данные из первого диапазона исходного рабочего листа.
  • Активизировать зависимую рабочую книгу и выбрать ячейку, в которую нужно поместить консолидированные данные.
  • Выбрать команду Правка | Специальная вставка , установить переключатель Сложить , и щелкнуть на кнопке OK .

Использование команды Данные | Консолидация
Этот метод универсален, с его помощью можно выполнить статичную (без формул связи) или динамичную консолидацию (с формулами связи). Команда Данные | Консолидация поддерживает следующие методы консолидации:

  • По позиции . Применяется в том случае, если способы размещения информации в исходных рабочих листах идентичны.
  • По категории . Проводится подбор данных из исходных рабочих листов по заголовкам строк и столбцов.

На рисунке 1 показано диалоговое окно Консолидация , которое содержит следующие элементы управления:

Рис. 1. Диалоговое окно Консолидация

  • Функция . Определяется тип консолидации ( Сумма, Количество значений, Среднее, Максимум и т.д.)
  • Ссылка . Адрес диапазона для консолидации из исходного файла. После того, как Вы введете адрес диапазона, щелкните на кнопке Добавить , чтобы добавить его в список диапазонов. Если Вы выполняете консолидацию по позиции, не включайте в диапазон консолидации заголовок диапазона. А в случае консолидации по категории Вы должны этот заколовок включить.
  • Список диапазонов . Список всех ссылок, которые были зафиксированы с помощью кнопки Добавить .
  • Использовать в качестве имен . Опции этого раздела позволяют при выполнении консолидации использовать заголовки в верхней строке, левом столбце или обеих позициях. Используйте эти опции для выполнения консолидации по категории.
  • Создать связи с исходными данными . При выборе этой опции в зависимом рабочем листе создается структура, которая содержит внешние ссылки на ячейки назначения. Кроме того, структура содержит такжн формулы вычисления итогов. Если не активизировать эту опцию, то при выполнении консолидации формулы со связями создаваться не будут.
  • Кнопка Обзор . Служит для вызова диалогового окна, в котором можно выбрать рабочую книгу.
  • Кнопка Добавить . Перенос ссылки из поля Ссылка в поле Список диапазонов .
  • Кнопка Удалить . Удаление выбранной ссылки из списка диапазонов.

На следующем шаге рассмотрим импортирование данных.

Консолидация данных в Excel

Контекстная, таргетированная реклама и веб-аналитика

Консолидация данных – опция в Excel, которая позволяет объединять данные из разных таблиц в одну, а также объединять листы, расположенные в одном или разных файлах, в один. Чем же так полезна консолидация для интернет-маркетолога?

Разберем два наглядных примера.

Пример №1

У нас есть статистика по ключевым словам из контекстной рекламы с привязкой к основным показателям – кликам, расходам, транзакциям и доходу.

Консолидация данных в Excel

Специальный отчет в Google Analytics

Выгрузив данные в Excel, мы увидим, что в таблице есть строки, которые «по сути» являются дублями.

Консолидация данных в Excel

«Дубли» ключевых слов в статистике

Это связано с тем, что статистика выгружена из двух рекламных систем (Яндекс.Директ и Google Ads), и в Google Рекламе для ключевых слов используется модификатор широкого соответствия (знак «+»).

То есть, вместо двух строчек доставка цветов москва и +доставка +цветов +москва мы должны получить одну с объединенными данными. Ведь это один ключ и нам нужно оценить его эффективность.

Аналитика не может автоматически просуммировать такие ключи. Не может и Excel, если только не выбирать поочередно строки и смотреть итоговые значения на панели, а потом в соседней таблице вручную сводить их.

Консолидация данных в Excel

Суммирование данных вручную

Это очень долго, особенно когда у вас много данных. С этой задачей легко справляется Консолидация данных. За 1 минуту и с помощью нескольких щелчков мыши можно автоматически сделать то, что мы привыкли делать вручную.

Но перед этим нужно не забыть воспользоваться функцией Заменить, убрав все + из таблицы.

Консолидация данных в Excel

Удаляем + в ключевых словах перед консолидацией

— переходим на соседний лист (так удобнее);

— выделяем ячейку, в которую хотим вставить данные;

— переходим в Данные — Консолидация

Консолидация данных в Excel

В открывшемся окне нас интересуют следующие настройки:

  • ФункцияСумма (поскольку хотим суммировать данные);
  • Ссылка – выбираем весь диапазон данных на соседнем листе;
  • Использовать в качестве имен – ставим галочки для подписи верхней строки и значения левого столбца.

Консолидация данных в Excel

Нажимаем ОК. Если все сделали верно, то на текущем листе получите результат в виде объединенных (консолидированных) данных:

Консолидация данных в Excel

Итоговая таблица после консолидации

Таблица наша также уменьшилась. До консолидации было 252 строки, после объединения данных их стало 212:

Консолидация данных в Excel

ДО и ПОСЛЕ консолидации

Видео консолидации примера №1:

Консолидация данных в Excel

Пример №2

Вы каждый месяц для своего клиента готовите отчет по рекламе. Наступает момент, когда нужно свести данные за предыдущие периоды. Например, ежемесячные, чтобы получить годовой отчет. Или 6 месяцев, чтобы построить суммарный отчет за полгода. В общем, любой период, за который вам нужна консолидированная статистика.

Да, можно просто выгрузить данные из рекламных кабинетов Яндекс.Директ и Google Ads за общий период. Но что делать, когда данные по показам, кликам, расходам и конверсиям привязаны к бизнес-показателям, которых нет в интерфейсах, но которые завязаны на контекстной рекламе? А если в каждый из этих месяцев работали разные рекламные кампании (в один месяц – 10, в другой – 5 и т.д.)? Опять ручной процесс сведения данных.

И для таких случаев пригодится Консолидация в Excel. Давайте сведем данные с помощью данной настройки на примере выгрузки интернет-магазина за 3 месяца в один отчет. Статистика по месяцам расположена на разных вкладках (сентябрь — ноябрь — декабрь).

Консолидация данных в Excel

Статистика по 3 месяцам на разных вкладках файла

Мы хотим свести данные в одну таблицу. Воспользуемся консолидацией.

В открывшемся окне нас интересуют следующие настройки:

  • ФункцияСумма (поскольку хотим суммировать данные);
  • Ссылка – выбираем весь диапазон данных на листах поочередно (с помощью кнопки Добавить);
  • Использовать в качестве имен – ставим галочки для подписи верхней строки и значения левого столбца.

Консолидация данных в Excel

Галочка Создавать связи с исходными данными позволит производить пересчет консолидированного отчета автоматически при изменении данных в исходных файлах (в нашем примере – это листы сентябрь, октябрь, ноябрь). Нажимаем ОК.

Если все сделали правильно, то на текущем листе получите результат в виде объединенных (консолидированных) данных с трех таблиц в одной:

Консолидация данных в Excel

Слева появятся новые значки:

Связи с исходными данными

  • 1 – свернуть все связи с исходными данными;
  • 2 – развернуть все связи с исходными данными.

При нажатии на + раскроется соответствующая строка, в которой будут отображены данные по каждому из исходных листов.

Видео консолидации примера №2:

Консолидация данных в Excel

Таким образом, консолидация данных в Excel позволяет всего в несколько кликов объединить данных из разных файлов, листов и таблиц в единый объект. Еще один шаг на пути к автоматизации и упрощению работы с отчетностью!

Понравился эксперимент с видео? Поставь 5.0 статье ->

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *