Кто может создавать стадии в моем плане
Перейти к содержимому

Кто может создавать стадии в моем плане

  • автор:

Как организовать работу с задачами, учёт времени, контроль и составление планов для сотрудников с помощью Битрикс24: Подробный регламент

expert-foto

Управленческий опыт: 18 лет
Консультировал в области регулярного менеджмента более 240 компаний, включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины.

Автор книги «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков» https://50stories.ru/

генеральный директор и собственник агентства управленческого консалтинга «Открытая Студия»: http://openstud.ru и основатель «Школы регулярного менеджмента» (обучение для собственников и руководителей): https://regular-management.ru/

эксперт по системному управлению
Любую задачу реально выполнить, если разбить ее на выполнимые части
Неизвестный

кому: собственникам, топ-менеджерам и руководителям

Формализация всех задач в единой системе и учёт времени по ним сделают работу каждого сотрудника системной, а его самодисциплина вырастет в разы

Формализация всех задач в единой системе и учёт времени по ним сделают работу каждого сотрудника системной, а его самодисциплина вырастет в разы

Сценарии использования статьи: кому полезна и почему

Собственникам, топ-менеджерам, руководителям — получить готовый регламент по работе с задачами в Битрикс24, изучить сценарии применения для работы с планами и отчётами.

Специалистам и сотрудникам — освоить технологию работы с задачами в Битрикс24.

Оглавление статьи

  • Преимущества Битрикс24 при работе с задачами по сравнению с онлайн-таблицами
  • Регламент по добавлению новых задач и составлению планов
  • Метод обработки входящего потока задач
  • Самостоятельное добавление задач в план работ
  • Создание составных (общих) задач “с нуля”
  • Создание составных (общих) задач “методом копирования” ранее существующих
  • Создание простых задач “с нуля”
  • Общая часть алгоритма для ВСЕХ задач
  • Правила учёта времени по задачам, промежуточные результаты и закрытие задач
  • Старт работы с задачами в начале рабочего дня и учёт времени по ним (в режиме “Список задач”)
  • Дополнительные сценарии работы с задачами
  • Сценарий №1. Исправление (корректировка) зафиксированного времени в задачах в ручном режиме
  • Сценарий №2. Контроль работы подчинённых с помощью отдельных задач
  • Сценарий №3. «Передача хода» по общей и/или другой задаче или алгоритм действий, когда нужна реакция постановщика задачи
  • Сценарий №4. Если исполнитель затратил по задаче суммарно времени более 7 минут, но НЕ успел её доделать
  • Сценарий №5. Работа с задачей в отдельной вкладке/окне браузера
  • Сценарий №6. Необходимость приступить к задаче (быстро найти задачу), которая запланирована на последующие дни
  • Сценарий №7. Контроль обработки наиболее перспективных и важных Клиентов, Лидов, сделок и т.д.
  • Сценарий №8. Актуализация и дополнение регламентов по итогам выполнения задач
  • Завершение задачи и фиксация итоговых результатов
  • Приём результатов задачи Постановщиком у Исполнителя
  • Работа (ответы) с комментариями к задачам
  • Практика использования технологии работы с задачами в Битрикс24 и внедрения в других компаниях

Многие руководители, услышав о технологии ежедневных планов и отчётов для сотрудников, немедленно хотят внедрить её в своей компании. И сразу же задают вопрос “Как вы это делаете”? Небольшое отступление. Речь идёт о технологиях планирования и отчётности (и о преимуществах формализации процесса работы с задачами тоже), о которых я подробно рассказываю в статьях:

  1. Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0).
  2. Ежедневное и еженедельное планирование: Как разбирать, оценивать и анализировать планы сотрудников.
  3. Ежедневные рабочие отчёты: Как узнать, что сделали по итогам дня ваши подчинённые.
  4. Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев».

Когда задают вопрос “как?”, то подразумевает ещё и “с помощью какого инструмента?”. В моей практике встречались реализации с помощью разных сервисов: от 1С и Outlook до онлайн-таблиц. В компании “Открытая Студия”, а также у многих моих Клиентов, которым мы помогаем внедрять регулярный менеджмент, для формализованной работы с задачами используется Битрикс24.

В рамках подготовки специализированного курса по внедрению ежедневных отчётов и планов, я решил наконец-то поделиться боевым регламентом (одна из ранних версий) по работе с задачами в Битрикс24.

Прежде чем использовать какую-либо систему, важно понять, как в ней реализовать управленческие сценарии

Те из управленцев, кто начинает реализовывать работу с задачами самостоятельно, как показала практика, используют онлайн-таблицы в сервисе GoogleDocs и застревают в них надолго. Основная причина — руководители НЕ видят реализации конкретных управленческих сценариев использования функционала задач в Битрикс24 для планирования и отчётности (многие из сценариев, к сожалению, лежат далеко НЕ на поверхности) а иногда и не мыслят категориями сценариев вовсе.

В этой статье будет приведён регламент по сценариям работы с задачами в Битрикс24 для последующего формирования планов и отчётов. Как их фиксировать и разбирать руководителю, пользуясь инструментарием Битрикс24, пойдёт речь в одной из будущих статей.

Преимущества Битрикс24 при работе с задачами по сравнению с онлайн-таблицами

По сравнению с онлайн-таблицами, Битрикс24 (а также другой подобный сервис) при работе с задачами имеет серьёзные преимущества:

  • Вся история перемещения задач и изменения их параметров автоматически фиксируется, а значит всегда есть возможность в 1 клик посмотреть, кто сколько раз переносил задачу, когда и какое время к ней дописывал, а также все комментарии по рабочему процессу (в онлайн-таблицах фактически невозможно отследить ситуацию, когда задача, например, передавалась от одного исполнителя к другому и сколько раз переносилась).
  • Можно устанавливать связь между задачами, как с помощью общей задачи, так и путем указания в описании или комментарии к задаче ссылки на другую задачу (в таблице это сделать гораздо тяжелее).
  • Возможность делегирования разных этапов мини-проекта (состоящих из 3-15 действий), они же составные задачи, разным сотрудникам и при этом увидеть полную картину в разрезе конкретного мини-проекта. Легко установить взаимосвязь между разными задачами мини-проекта и поручить их разным исполнителям с помощью общей задачи (с таблицами удобно смотреть задачи только у конкретного исполнителя, увидеть же общую картину по мини-проекту невозможно).

Есть у Битрикс24 и большой недостаток: крайне неудобное управления задачами в крупных проектах: от 30-50 задач (речь как о составлении первоначального плана, так и дальнейшей его актуализации / корректировках / изменениях).

Поэтому скорее всего здесь вам понадобится какая-либо надстройка над Битрикс24 (для управления на уровне проектов можно использовать те же таблицы или MS Project и переносить задачи в Битрикс24 только для очередного этапа проекта). Но вопрос лишь в сценариях использования. Если вы найдёте их, буду признателен за информацию в комментариях в конце статьи.

Из перечисленных выше преимуществ (несмотря на указанный недостаток) следует, что использование таблиц для работы с задачами может быть лишь промежуточным этапом. И долго на нём задерживаться не рекомендуется. Самое время перейти к алгоритму для работы с задачами с Битрикс24.

Регламент по добавлению новых задач и составлению планов

Основной принцип использования любого сервиса постановки задач — тотальная формализация процесса работы с задачами (принцип “Если задачи нет в системе, значит её нет в природе”). Кто будет заносить в систему задачу: постановщик или исполнитель — это уже вопрос внутренних процессов компании.

Метод обработки входящего потока задач

  • Как только появилась новая задача, её необходимо занести в план работ (в список своих задач в Битрикс24) на текущий или последующие дни.
  • Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, её необходимо заносить в виртуальный СТЭК (хранилище задач). В новой редакции: добавлять в сервис сбора идей.
    • У задачи необходимо поставить префикс СТЭК и поставить “Крайний срок”: текущая дата + 1 год. Пример задач: 1) СТЭК: пересмотреть регламент по ремаркетингу; 2) СТЭК: провести ревизию шаблонов документов.
    • При обращении к задачам из СТЭКа (постановка их в план работ), такие задачи следует переименовать в соотв. с общим алгоритмом.

    Самостоятельное добавление задач в план работ

    Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:

    • планируемые в рамках проектов;
    • полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устные, по почте, скайп и т.д.);
    • планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе (задача должна быть предварительно согласована с руководителем или на постановку самостоятельной задачи в этой области предоставлены полномочия).

    Дополнительные правила добавления задач:

    • При получении задач (устных, по почте, скайп), их необходимо заносить в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач. (Установить “Постановщиком” руководителя или другого постановщика задачи).
    • Все задачи, которые были по тем или иным причинам зафиксированы не в Б24 (например, в тетрадке, на листочке и т.п.), обязательно должны быть перенесены в Б24 не позднее конца рабочего дня, когда они были получены. Следствие: Ответ на вопрос “Поставлена ли задача в Б24?” на следующий или более поздний день: “Нет, у меня записано, поставлю” — НЕдопустим!

    Все нижеперечисленные сценарии добавления/создания задач актуальны, когда новые задачи могут быть добавлены в Битрикс24 как руководителем, так и самостоятельно сотрудником.

    Создание составных (общих) задач “с нуля”

    Требуется для задач, которые необходимо выполнять более одного дня или изначально состоят из нескольких простых задач (своего рода мини-проект). Например: “Заключить договор с Клиентом X” состоит из трёх задач: 1) Подготовить договор; 2) Согласовать Договор; 3) Получить оригинал документов.

    • Добавить вначале названия слово “Общая: ”.
      • Если общая задача соответствует отдельному “внутреннему проекту”, то добавить “Общая (проект): ”;
      • Использовать Общая-2 для общих задач второго уровня, Общая-3 для третьего уровня и т.д.

      Галочка “учёт времени” у задачи в Битрикс24 убрана - время по такой задаче считаться НЕ будет

      Галочка “учёт времени” у задачи в Битрикс24 убрана — время по такой задаче считаться НЕ будет

      • Установить “Крайний срок” — крайнее время завершения для общей задачи.
      • Разделить задачу на этапы (мелкие задачи), и добавить к ней соответствующие подзадачи, действуя по алгоритму “Создание простых задач”.
      • Руководитель может поставить общую задачу и делегировать право Исполнителю создавать себе самостоятельно подзадачи к ней. Если Исполнитель хочет реакции на свои комментарии к созданным им подзадачам, то необходимо сделать “постановщиком” руководителя, установить галочку “принять работу после завершения” и выполнить действия из раздела “Передача хода» по общей и/или другой задаче или алгоритм действий, когда нужна реакция постановщика задачи”.
      • Пример: Руководителем поставлена задача: “Внутренние: Общая: Найти IT-подрядчиков для обслуживания офисных компьютеров и серверов”. Подчинённый разбивает эту задачу на несколько небольших (выполняет декомпозицию), к каждой добавляет краткий префикс, который является смыслом общей задачи, для вышеуказанного примера — это будет “найти IT-подрядчиков” (префикс подзадач поможет быстро идентифицировать в рамках какой общей задачи они выполняются):
        • найти IT-подрядчиков: Сформулировать требования к подрядчикам.
        • найти IT-подрядчиков: Составить список потенциальных подрядчиков.
        • найти IT-подрядчиков: Обзвонить и зафиксировать результаты.
        • найти IT-подрядчиков: Согласовать и заключить договор.

        Пример составной задачи и подзадач к ней с одинаковым префиксом

        Пример составной задачи и подзадач к ней с одинаковым префиксом

        Создание составных (общих) задач “методом копирования” ранее существующих

        Рекомендуемый метод (когда подзадач у копируемой задачи много): в одной вкладке браузера открыть “старую” задачу, в другой выбрать “Добавить задачу” и переносить название и текст методом копи-паст, при этом обратить внимание на другие параметры задачи.

        Нежелательный метод
        Копировать ранее созданную общую задачу, чтобы создать новую. Пояснение: В Битрикс24 при копировании общей задачи копируются и заново создаются все её подзадачи (дублируются). Не забудьте их удалить после того как скопируете общую задачу! Список подзадач отображается под описанием задачи.

        Повторяющиеся и периодические задачи: создание + варианты действий
        • Для этого используйте функционал “Шаблоны задач” (Задачи → Список всех шаблонов). Примечание: можно добавить ссылку на шаблоны задач в текстовом виде, например онлайн-документ в формате GDocs (актуально, когда шаблонов большое количество, т.к. в Битрикс24 на данный момент все шаблоны отображаются в виде одноуровневого списка).
        • Если невозможно определить периодичность создания задачи — создавайте новую методом копирования задачи (копируйте, прежде чем закрыть предыдущую).

        Создание простых задач “с нуля”

        Когда у задачи есть ЖЁСТКИЙ дедлайн (дата выполнения) с запретом переноса

        Указывать следующим образом:

        • Крайний срок и время, к которому необходимо выполнить. Если время не имеет значения — указывать конец рабочего дня.
        • Отметить галочку “Это важная задача”.
        • Снять галочку “Разрешить ответственному менять сроки задачи” (помните, что если в настройке группы (проекта) даны права, например, модератору, менять все задачи, то сотрудник, являющийся модератором, сможет переставлять срок, даже если галочка с разрешением менять срок задачи НЕ будет установлена).
        • Поставить галочку “Принять работу после завершения задачи”.

        Мини-тренинг «Системное управление за 90 минут. Как получать результаты и выполнять задачи руками подчинённых без микро-контроля и нервотрёпки» (автор: Евгений Севастьянов)

        banner-mini.jpg

        Всего 90 минут и вы узнаете как руководителю с помощью приемов системного управления решить наболевшие проблемы:

        1. как выйти из «беличьего колеса операционки», перестать делать работу за подчинённых и освободить время для развития своего подразделения, хобби и семьи.
        2. как реагировать на некачественную работу, результаты и действия сотрудников, чтобы добиваться требуемых результатов «руками сотрудников».
        3. как с помощью системного подхода к управлению делегировать задачи подчинённым и достигать целей подразделения.

        Стоимость мини-тренинга: 9 900 руб.
        Бесплатно для читателей моих статей до 20 февраля 2024!

        Демонстрация настроек, когда сотрудник НЕ сможет самостоятельно перенести сроки задачи

        Демонстрация настроек, когда сотрудник НЕ сможет самостоятельно перенести сроки задачи

        Когда у задачи НЕТ ЖЁСТКОГО дедлайна (можно переносить крайний срок) или жёсткий дедлайн в будущем
        • Указать в “названии” или “тексте” задачи рекомендуемый или желаемый дедлайн, если таковой есть (без указания, срок выполнения задачи будет зависеть от расставленных приоритетов).
          • Пример: Необходимо отправить документы по почте, задачу необходимо выполнить в течение 5 дней (жёсткий дедлайн в будущем), сейчас понедельник, сотрудник планирует её выполнить в среду (“Крайний срок” установить на среду).
          • Таким образом у задачи без первоначально установленного жёсткого дедлайна может быть в дальнейшем в плане присвоен по инициативе руководителя или подчинённого “жёсткий дедлайн”.

          Общая часть алгоритма для ВСЕХ задач

          • Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач (функционал поиска см. на скриншоте ниже).

          Искать можно по любой части слова, например, по запросу “про” найдутся все задачи, содержащие “про” в любой части слова, в том числе и в середине

          Искать можно по любой части слова, например, по запросу “про” найдутся все задачи, содержащие “про” в любой части слова, в том числе и в середине

            • Пример названия задачи: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
            • В название можно также добавлять префиксы, которые в дальнейшем помогут для их фильтрации. Пример такого формата ниже.
            • Формат названия: : . Примеры применения: 1) Развитие: Разработать типовой дизайн макет для всех продавцов; 2) RM: Проверить тексты на тему “Менеджмент в организации” на орфографические ошибки, сохранить на общий диск, отправить результат по почте. 3) Продажи: Связаться с клиентом Иван Петров в 9:00.

            Пример активации учёта времени по задаче, а также указания планируемого времени

            Пример активации учёта времени по задаче, а также указания планируемого времени

            • Указать проект (примечание: можно создавать как по клиентам, так и по направлениям деятельность, например: Продажи, Разработка новых моделей, Постройка коттеджей)
            • Указать элементы CRM (в этом большое преимущество Битрикс24 — привязывать задачи как к действующим клиентам, так и к потенциальным, что в дальнейшем позволяет видеть все выполненные задачи для конкретного потенциального/действующего клиента).
              • Если задача выполняется в рамках обработки Лида, то выбирается соответствующий Лид с помощью функции поиска.
              • Если задача выполняется в рамках оказания услуги, то выбирается соответствующий Контакт, Компания и Сделка с помощью функции поиска.

              Пример привязки элементов CRM к задаче, после этого в задаче появится ссылка, по которой можно сразу перейти в карточку CRM соответствующего клиента.

              Пример привязки элементов CRM к задаче, после этого в задаче появится ссылка, по которой можно сразу перейти в карточку CRM соответствующего клиента.

              • Указать в задаче теги (могут использоваться для дальнейшей быстрой фильтрации задач в отчётах, возможно указание одновременно нескольких тегов). Возможные сценарии использования:
                • Обозначать тегами класс работы. Например, тегом “SALES” помечать все задачи, которые относятся к продаже. Или у всех задач, связанных с контролем поручений, добавлять тег “CONTROL”.
                • Добавить признак, характерный для процессов в вашей компании. Например, если в вашей компании стоимость работ для клиентов формируется исходя из затраченного времени, то тегом “NO” можно помечать задачи, которые НЕ будут попадать в отчёт.
                • Альтернативный сценарий: зайти в общую задачу, вверху в правом углу клик на «добавить» и выбрать «добавить подзадачу”.
                • В “Описании к задаче” указать: 1) для типовых задач: ссылку на регламент или инструкцию, по которой будет делаться задача. 2) для нетиповых задач: краткий план действий (отсутствие краткого плана действий порождает многочисленные лишние вопросы со стороны руководителя при обсуждении плана задач и создает риск, что задача будет сделана неэффективным / неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки). Пример для нетиповых задач.
                  • Название: “Выполнить — ревизия всех алгоритмов для розницы”.
                  • Описание:
                    • 1. Беглый просмотр всех регламентов
                    • 2. Составлю план из тех, где изменения нужно вносить срочно.
                    • 3. Внесу изменения в них, опубликую информацию по алгоритму .
                    • 4. Отработаю по этому алгоритму и с остальными регламентами.

                    Правила учёта времени по задачам, промежуточные результаты и закрытие задач

                    Старт работы с задачами в начале рабочего дня и учёт времени по ним (в режиме “Список задач”)

                    • Зафиксировать свой план по алгоритму “ПЛАН на день, фиксация” (расскажу, как это сделать, в одной из следующих статей).
                    • Зайти в Б24 раздел “Задачи” → “Все” (см. скриншот ниже).

                    1 — выбрать “Задачи”; 2 — перейти во “Все”; 3 — выбрать нужный фильтр; 4 — нажимать кнопку учёта времени и переключаться между задачами

                    1 — выбрать “Задачи”; 2 — перейти во “Все”; 3 — выбрать нужный фильтр; 4 — нажимать кнопку учёта времени и переключаться между задачами

                    • Применить фильтр “Сегодня” (необходимо создать фильтр, который выводит список задач, дедлайн у которых сегодняшний день + за все прошлые дни, чтобы случайно не забыть перенести старые задачи).
                    • При старте выполнения задачи из списка, необходимо нажимать кнопку учёта времени, которая расположена рядом с названием задачи. Если планируется перерыв — повторно нажмите кнопку учёта времени у выполняемой задачи, если переходите к другой задаче — жмите кнопку сразу у неё, пауза ставится автоматически при старте учёта времени по другой задаче.
                      • Если кнопка “учёта времени” рядом с задачей отсутствует — значит у задачи НЕ установлена галочка “Учёт времени: Время для выполнения задачи”. Установите галочку сами через редактирование задачи или обратитесь к постановщику.
                      • Пример списка задач, полученного после применения фильтра см. на скриншоте выше.

                      Мини видео-урок, как учитывать время по задачам в Битрикс24

                      Дополнительные сценарии работы с задачами

                      Сценарий №1. Исправление (корректировка) зафиксированного времени в задачах в ручном режиме

                      Корректировка времени ДО отправки рабочего отчёта (или ДО завершения календарного дня, в рамках которого велась работа над задаче)

                      Выполнить действия в зависимости от причин корректировки:

                      1. Вы забыли нажать кнопку “учёта времени” или создать задачу, а время потрачено. Решение:
                        • Необходимо открыть или создать задачу и внести в неё время в ручном режиме (вкладка “время”).
                        • При этом в комментарии ко времени должно быть указано, на что было потрачено время + даны объяснения, по какой причине время было занесено вручную.
                      2. Вы забыли нажать на “паузу” при перерыве и по задаче “накрутилось” лишнее время. Решение:
                        • нажмите паузу, если при этом в окне браузера открыта задача, перезагрузите страницу (тогда отобразится время).
                        • во вкладке “время” нажмите на кнопку в виде “карандаша” (см. скриншот)
                        • укажите действительное затраченное время по задаче и напишите комментарий, по какой причине вы изменили время по задаче (см. скриншот).

                      Корректировка времени ПОСЛЕ фиксации рабочего отчёта (или ПОСЛЕ завершения календарного дня, в рамках которого велась работа над задачей)

                      После фиксации рабочего отчёта для изменения / удаления / добавления времени в каких-либо задачах “задним числом” (или создание новых задач с добавлением отработанного времени, удаление старых задач с отработанным временем), необходимо сделать следующее:

                      • Внести изменения времени в задачах, как в пункте “ДО отправки рабочего отчёта”.
                      • Внести запись в специальный ЛОГ (там где фиксируются отчёты и планы в случае НЕработоспособности Б24). Требования к записи:
                        • название задачи (скопировать из Б24).
                        • ссылка на задачу (скопировать из Б24).
                        • дата внесения изменения, что было исправлено (при переносе времени из одной задачи в другую обязательно ссылка на неё), по какой причине изменения сделаны после “отправки отчёта” или вообще в другой день.
                        • Образец записи в ЛОГе: 1 абзац: Blog-OS: Общая: Внедрение новой технологии написания качественных статей на тему «интернет-маркетинга» для нашего блога: ; 2 абзац: 15.06.17 добавил 23 минуты к задаче в счёт 14.06.17, т.к. отчёт 14.06.17 сформировал и затем раздался звонок от копирайтера, который (звонок) я не учёл в этот день, т.к. мой компьютер был выключен.

                        Сценарий №2. Контроль работы подчинённых с помощью отдельных задач

                        Когда Руководителю необходимо “гарантированно” проконтролировать задачу Сотрудника, то руководитель должен:

                        • Создать отдельную задачу для Контроля (для случаев, когда нужно “проконтролировать”, но скорость контроля не критична, то достаточно использования в задаче галочки “Принять работу после завершения задачи”).
                        • Поставить префикс “Контроль” к названию задачи. Примеры:
                          • Внутренние: Контроль: Своевременная сдача отчёта за месяц, директор салона.
                          • Внутренние: Контроль: Принял обязательство через 2 дня решить проблему неисправности экранов в салоне.

                          Сценарий №3. «Передача хода» по общей и/или другой задаче или алгоритм действий, когда нужна реакция постановщика задачи

                          Когда задача имеет промежуточные результаты и необходимо получить от постановщика задачи ответ на ваш комментарий в задаче (проверить работу, дать ответ на уточняющий вопрос, дать дополнительную информацию и т.д.), то исполнитель должен:

                          • Убедиться, что установлена галочка “Принять работу после завершения задачи” (в противном случае задача просто завершится и никакой “передачи хода” не будет).
                          • Добавить в комментарий к общей задаче, на которую ждёшь ответ, соответствующую фразу, пример: «Жду реакции на промежуточные итоги«.
                          • Изменить статус задачи на “Завершена”, т.е. сдать на контроль.
                          • Постановщик, видя задачу “Ждущая контроль” от руководителя проекта, обязан открыть завершённую задачу, с целью посмотреть: она была завершена или это всего лишь «передача хода».
                            • В случае, если это “Передача хода”, постановщик даёт свой ответ и возвращает задачу в работу, нажав кнопку “Доделать” и меняя крайний срок на сегодня/завтра (иначе задача теряется!).

                            Сценарий №4. Если исполнитель затратил по задаче суммарно времени более 7 минут, но НЕ успел её доделать

                            Это нужно для предотвращения искажений в ресурсном отчёте по планируемому времени.

                            Сценарий используется в случае, когда вы в рамках текущего рабочего дня приступили к задаче, но не успели её доделать (это правило необходимо применять только к тем задачам, которые нужно переносить на след. день, но по которым уже потрачено время). Пример: Когда Вы НЕ дозвонились Лиду и суммарно потратили на “дозвон” 2 минуты, нет смысла создавать новую задачу, необходимо перенести в будущее текущую).

                            1. Создать новую задачу путём “Копирования” незавершённой задачи.
                            2. Внести изменения в новую задачу:
                              • Крайний срок — актуализировать.
                              • Название задачи — добавить сразу после названия проекта фразу “(часть N)”, где N — количество копирований задачи “плюс” 1, поэтому когда копируем в первый раз, у нас будет “(часть 2)”. Пример названия 2-ой части: “(часть 2) Выполнить — ревизия всех алгоритмов для розницы”.
                              • Если исходная задача ЯВЛЯЕТСЯ частью составной (общей) задачи: больше ничего не делать.
                              • Если исходная задача НЕ была частью составной (общей) задачи: Описание задачи — добавить ссылку на предыдущую только что завершённую задачу (вы с неё, собственно, и копировали).
                            3. Текущую задачу необходимо “Завершить” (этот пункт идёт целенаправленно последним с целью избежания разрыва по времени у исполнителей).

                            Пример применения и пояснения для исполнителей

                            1. Задача на 20 минут. Сегодня вы потратили не более 5 минут, задачу НЕ выполнили. Тогда просто меняете её крайний срок (об этом пример в первом абзаце).
                            2. Задача на 20 минут. Сегодня вы выполнили 20/30/40 минут, но до конца задачу НЕ довели. Тогда действуете по алгоритму описанному выше. Цель: чтобы не возникало дополнительных вопросов и искажений по плану, что есть или были дубли в течение какого-то времени. Плюс в описание добавьте ссылку на предыдущую задачу (если нет общей задачи), чтобы можно было посмотреть результаты «за вчера».

                            Сценарий №5. Работа с задачей в отдельной вкладке/окне браузера

                            (описываются только отличия от режима “Список задач”).

                            • При старте работы по задаче, нажмите на кнопку “НАЧАТЬ УЧЁТ МОЕГО ВРЕМЕНИ”.
                            • При переключении на другую задачу / дело / телефонный разговор, сразу же стартуйте учет времени по “нужной” задаче в другой вкладке или в списке задач (ранее выполнявшаяся задача автоматически встанет на “паузу”).

                            Сценарий №6. Необходимость приступить к задаче (быстро найти задачу), которая запланирована на последующие дни

                            Воспользуйтесь поиском среди задач. Возможные варианты:

                            • Вбивать название проекта (если вы его используете в качестве префикса к задаче): будут найдены все задачи, у которых стоит название проекта в префиксе.
                            • Вбивать одно из слов, которое может содержаться в задаче. При этом, если слово склоняется или может иметь разные окончания, то необходимо вбивать неизменяемую часть слова без окончания и/или суффикса.
                              • Пример с окончаниями: для слова “работА”, “работЫ” и “работЕ” результат поиска среди задач будет разным. Поэтому чтобы найти все задачи с разными окончаниями, необходимо вбить слово “работ”.
                              • Пример с суффиксами: чтобы вывести все задачи со словами “подготовить”, “подготовка”, “готовность” необходимо вбить в поиск неизменяемую часть слова “готов”.

                              Сценарий №7. Контроль обработки наиболее перспективных и важных Клиентов, Лидов, сделок и т.д.

                              • Зайдите в соответствующую сущность CRM (Лид, Контакт, Компания или Сделка) и создайте себе лично отдельную задачу с префиксом “Контроль: “ по алгоритму “Создание простых задач “с нуля”.

                              Сценарий №8. Актуализация и дополнение регламентов по итогам выполнения задач

                              • Если изменение займёт не более 5-10 минут: делать сразу же в рамках выполнения той же задачи, после которой возникла необходимость изменений, указать об этом в “Комментарии”.
                              • В остальных случаях: создавать отдельную задачу, указать об этом в “Комментарии”.
                              • О том как внедрить и развивать систему регламентов рассказываю в своем мини-трениге «Мастер регламентов».

                              Завершение задачи и фиксация итоговых результатов

                              При закрытии задач, необходимо нажать кнопку “Завершить” (после того как вы выполнили пункты ниже по указанию результата, ибо это часть текущей задачи, и в процессе их выполнения необходимо учитывать время по этой задаче).

                              Добавьте “комментарий” к задаче следующего содержания:

                              • Результаты выполнения задачи и предложения:
                                • Полученный результат от работы — принятое конкретное решение, ссылка на разработанный документ и т.д. Иначе нет возможности понять — насколько качественно выполнена данная задача (на 100% как должно быть или только на 10%), а также соотнести результат с потраченным на него временем. (пример: «Проверял поступление заявок с сайтов Клиентов на почту marketing12@openstud.ru — на ).
                                • Рядом с информацией о реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решать и как её избежать в будущем.
                                • пример фиксации результата и предложений: «Звонил расстроенный клиент, что не получил от нас вовремя документы, итоги записаны в CRM (он не получил от нас письмо). По итогам предлагаю добавить в регламент: “Всегда запрашивать у клиента подтверждение о получении письма, и если клиент его не высылает — перезванивать ему. Ссылка на Клиента ”.

                                Дополнения специально для руководителей

                                • Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.) обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Примеры:
                                  • Директора салонов все работы выполняют вовремя и по стандартам. Кроме Ирины Ивановой — она по-прежнему не предоставляет вовремя отчёты.
                                  • Если всё «хорошо», то так и пишем: «замечаний нет«.
                                  • Есть вопросы к дизайнеру Ивану, делает не вовремя, приходится постоянно напоминать о задачах.
                                  • 1) У некоторых задач есть план работ, но у многих задач он отсутствует: недостаточно проработаны задачи на этапе планирования.
                                  • 2) Не уделяется должного внимания “систематизации работы” (регулярность проверок по разным тематикам) и “регламентации повторяемых действий” (добавить вопросы в документ). Из плюсов: поднята очень важная проблема: оценки компетенций.

                                  Приём результатов задачи Постановщиком у Исполнителя

                                  • Постановщик задачи обязан выставить оценку Исполнителю по итогам выполнения задачи. Критерии выставления оценки:
                                    • положительная — задача выполнена на 100% или есть несущественные замечания, которые появились в первый раз у данного Исполнителя и были разобраны.
                                    • отрицательная — задача не выполнена на 100%, есть замечания, которые ранее уже указывались данному Исполнителю и/или есть замечания серьёзные. При выставлении отрицательной оценки за задачу, Постановщик обязан добавить комментарий к задаче с указанием причины отрицательной оценки.

                                    Работа (ответы) с комментариями к задачам

                                    • Сотрудник должен написать ответ на все комментарии и вопросы проверяющего.
                                      • на вопросы — ответы + свои предложения;
                                      • на утверждения, советы — фразы: “ОК”, “принято”, “будет сделано“ и т.д. (необходимо, чтобы избежать ситуаций, когда исполнитель “не согласен, но промолчал” и отделить ситуации “не смотрел” от “не согласен”), или свои предложения/возражения.

                                      Практика использования технологии работы с задачами в Битрикс24 и внедрения в других компаниях

                                      Моя практика работы с задачами в Битрикс24 в рамках описанной технологии в компании “Открытая Студия” и внедрения её для наших клиентов по управленческому консалтингу показала: алгоритм может быть адаптирован под специфику работы вашей компании, а также легко осваивается сотрудниками (если внедрение построить поэтапно).

                                      Для собственников, как обычно существует возможность получить бесплатную консультацию по внедрению планов и отчётов в Битрикс24 (нажмите на ссылку и отправьте заявку).

                                      Стадии в Revit

                                      ��В Revit, как в любой уважающей себя BIM программе, существует возможность работать с параметром времени. Выполняя проект, мы можем разбивать его на определённые временные отрезки (или периоды), используя для этого в Revit инструмент “Стадии”.

                                      С помощью стадий Revit может “разделять” виды и объекты и применять к ним необходимые настройки видимости и графики, а также использовать это “разделение” в спецификациях. Таким образом, мы можем выдавать проектную документацию, для определённых стадий проекта с необходимыми нам настройками и фильтрами.

                                      При использовании стадии мы работаем со статусом стадии (каждый вид может отображать одну или несколько стадий строительства + для каждого состояния мы можем задать настройки графики) и с фильтрами стадий (это правила, которые применяются к виду для управления отображением элементов, в зависимости от состоянии стадии).

                                      Как это работает — давайте разберём на практическом примере создания планов монтажа и демонтажа.

                                      1. ��Допустим, у нас есть обмерный план квартиры. В качестве примера создадим два новых вида: “План демонтажа” и “План монтажа”.

                                      2. ��На обмерном плане выделяем все объекты и в “Свойствах” видим перечень всех элементов и их количество. Далее поочередно переключаем категории элементов (Стены/Окна/Двери и т.д.) и назначаем им стадию “Существующие” в “Свойствах”. К стадии существующих определяем всё, что у вас есть на начало работы над проектом.

                                      В свойствах вида обмерного плана не забываем задать стадию “Существующие” — вы увидите, как изменилась графика.

                                      3. ��Далее нам необходимо создать новую стадию “Демонтаж”, которой по умолчанию в Revit нет. Для этого мы открываем “Стадии” на вкладке “Управление” и добавляем новую строчку (с помощью “Вставить”) между стадиями “Существующие” и “Новая конструкция”.


                                      Находясь в этом же окне, сразу можно настроить графику элементов по стадиям. Для этого открываем вкладку “Переопределение графики”. В нашем случае для статуса стадии “Снесённые” можно задать красный цвет заливки в сечении (он будет использоваться на плане демонтажа). Тут же можно сразу назначить для статуса “Создать”, например, зелёный цвет (для плана монтажа).

                                      4.��Переходим на вид плана демонтажа и задаём ему в свойствах вида в разделе “Стадии” стадию “Демонтаж”. Далее с помощью команды “Снос” (вкладка “Изменить” — раздел “Геометрия”) мы указываем, какие элементы демонтируются, и они будут автоматически окрашиваться в красный цвет.

                                      На плане монтажа снесённых стен уже не будет.

                                      5. ��Работа с фильтром стадий. Фильтры стадий нужны для того, чтобы определять, каким образом будет задаваться графика элементов на виде в соответствии с выбором статуса стадии: по категориям, будет переопределена по стадии или вовсе не будет отображаться. В нашем примере удобно использовать три основных фильтра: “Существующие+Демонтаж”, “Существующие+Монтаж” и “После монтажа”. Их мы будем использовать при оформлении планов мебели, электрики и т.д.

                                      Дальше вам остаётся применить созданные фильтры для соответствующих видов: в свойствах вида — раздел “Стадии” — “Фильтр по стадиям” — указываем необходимый фильтр.

                                      В нашем примере для плана демонтажа используем фильтр “Существующие+Демонтаж”, для плана монтажа — “Существующие+Монтаж”. Таким образом все “новые” стены на плане монтажа автоматически будут окрашены в зелёный цвет, а на плане демонтажа все снесённые — в красный.

                                      Созданные стадии и фильтры стадий, конечно, можно применять и на 3d видах для большей наглядности.

                                      Ну и для тех, кто осилил статью до конца, давайте еще раз подытожим о свойствах при работе со стадиями в целом:

                                      • При создании вида, он автоматически получает стадию (это значение можно изменить). Можно скопировать вид, а потом выбрать для него другое значение стадии.
                                      • Свойство “Фильтр стадий” позволяет управлять отображением элементов на видах. Например, снесённые стены — красные, новые — зелёные.
                                      • Свойство “Стадия возведения” означает стадию, на которой элемент был добавлен в модель. По умолчанию значение этого параметра будет таким же, как и значение стадии для вида. При необходимости можно поменять.
                                      • Свойство “Стадия сноса” — означает стадию, на которой элемент снесли. По умолчанию стоит значение “Нет”. При сносе элемента значение автоматически обновится и примет значение текущей стадии вида, на котором элемент был снесён.

                                      Если вам интересно углубиться в каждый аспект работы со стадиями самостоятельно — рекомендуем почитать этот раздел в справке Autodesk.

                                      Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта

                                      Вам только что поручили большой совместный проект. Вы руководите несколькими командами, управляете сложными задачами и ресурсами и стараетесь уложиться в срок — больше всего это напоминает строительство карточного домика.

                                      Работа едва началась, а люди уже идут к вам с вопросами, сомнениями и идеями.

                                      Что нужно делать? Что нужно сделать, что получить такой результат? А как работа над этим проектом согласуется с общими целями? Не лучше ли использовать этот способ вместо предложенного?

                                      Вы уже чувствуете, как работа над проектом превращается в полный хаос, и вам нужно как можно быстрее сформировать определенную структуру. Проще говоря, вам нужен план.

                                      Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта

                                      Сесть и составить полный план проекта, охватывающий все до последней детали, на этом этапе кажется совершенно невозможным. У вас и так голова кругом идет от количества участников и объема работы, который вам предстоит выполнить.

                                      При составлении плана проекта проще всего начать с выделения базовых элементов, которые обязательно должны присутствовать в вашем плане. А потом уже вы сможете разместить их в правильном порядке и заполнить пробелы.

                                      Так какие базовые элементы вам нужны? Вот семь вопросов, ответы на которые обязательно нужно включить в план вашего проекта.

                                      Вопрос №1. Цели проекта

                                      Прежде чем уйти в детали вашего будущего плана, ответьте на два главных вопроса — «Что?» и «Зачем?». Что представляет собой ваш проект, и зачем вы его выполняете?

                                      Допустим, вы руководите разработкой нового вебинара, цель которого — добавить новых потенциальных клиентов в список рассылки.

                                      Это отличная отправная точка — с ней сразу становится ясно, что нужно делать и каким должен быть результат. Но главная ваша цель гораздо глубже — вам нужно, чтобы все участники проекта получили четкое представление о том, что от них требуется, до начала работ.

                                      По мнению многих руководителей, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Необходим более детальный и содержательный подход и количественные показатели. Они помогут вам следить за ходом выполнения проекта и сразу же замечать возможные сбои.

                                      С учетом сказанного общая цель проекта должна звучать примерно так:

                                      Mobile image promo promo

                                      Desktop image promo promo

                                      Провести во II квартале этого года вебинар на тему мотивации сотрудников, цель которого — добавить в список рассылки не менее 500 потенциальных клиентов.

                                      Это достаточно простой пример. Имейте в виду, что у проекта может быть несколько мелких целей, складывающихся в одну общую. Эти цели могут даже быть различными для разных участвующих сторон.

                                      Например, отделы продаж и маркетинга могут быть заинтересованы в привлечении новых потенциальных клиентов, в то время как PR-специалистам нужны публикации в прессе, а разработчики надеются получить от клиентов полезные отзывы.

                                      Запишите все эти цели (и большую, и малые) прямо сейчас, чтобы не упускать их из виду при разработке остальных частей рабочего плана проекта.

                                      СОВЕТ. Чтобы сформулировать действительно эффективную цель, вам придется приложить определенные усилия. Используйте методику SMART, чтобы при постановке цели учесть все необходимые факторы.

                                      Вопрос №2. Роли и сферы ответственности

                                      В проекте обычно участвуют многие сотрудники, особенно если проект большой. С одной стороны, это позволяет генерировать множество идей и инноваций, но с другой стороны, речь идет о коллективной ответственности.

                                      Четкое разделение сфер ответственности помогает избежать путаницы и недоразумений. Также очень полезно дать участникам команды прозрачные сведения о том, кто чем занимается. А вам эти данные помогут устанавливать сроки и управлять ресурсами и загрузкой команды.

                                      Всегда четко указывайте, кто какую часть проекта выполняет, а также кто является ответственным исполнителем, чтобы люди знали, к кому нужно обращаться в случае возникновения проблем.

                                      В нашем примере с проведением вебинара план проекта должен выглядеть примерно так:

                                      • Вы, группа управления проектами: выступаете в качестве ответственного исполнителя и осуществляете общее руководство проектом, включая сроки и смету.
                                      • Карина, отдел кадров: планирует информационное наполнение и проведение вебинара.
                                      • Евгений, отдел дизайна: создает слайды и графику для промо вебинара.
                                      • Леонид, отдел маркетинга: рекламирует вебинар.
                                      • Маргарита, отдел продаж: отслеживает приток потенциальных клиентов.

                                      Если у вас очень крупный проект, на этом этапе вы можете не суметь расписать все подробно. Ничего страшного — хотя бы укажите, над чем работают отдельные команды и отделы, чтобы люди знали, кто несет ответственность за ту или иную часть проекта. Скрам- или канбан-доска с планом проекта поможет отдельным участникам следить за выполнением своих обязанностей.

                                      Вопрос №3. Ресурсы

                                      Для планирования и реализации проекта требуются различные ресурсы: материалы, оборудование, инструменты и, конечно, люди.

                                      В одном из опросов, проведенных Институтом управления проектами (PMI), неэффективное планирование ресурсов было названо второй по частоте причиной срыва проектов.

                                      Предварительная оценка необходимых ресурсов позволит их оптимизировать и эффективнее ими управлять, а также поможет избежать попыток отыскать нужные ресурсы в последний момент.

                                      Для простоты давайте разделим все нужные вам ресурсы, независимо от их важности, на две большие категории:

                                      • Оборудование: любые материалы, программные инструменты, площади и технологии, необходимые вам для выполнения проекта.
                                      • Люди: специалисты, которым вы поручили выполнить проект, будь то штатные сотрудники, агентства, поставщики, подрядчики или кто-то еще.

                                      Давайте вернемся к нашему примеру с вебинаром и начнем с категории оборудования. Если мы представим себе весь жизненный цикл нашего проекта, то поймем, что нам понадобится следующее:

                                      • Выделенный конференц-зал или тихое помещение, где мы сможем провести вебинар
                                      • Доступ к аппаратуре для записи видео
                                      • Микрофон, обеспечивающий профессиональное качество звука

                                      Ну а как насчет людей? Это та сфера, где ресурсов постоянно не хватает. Вам нужно убедиться, что вы не перегружаете кого-то из сотрудников или какую-либо из команд слишком большим объемом работы.

                                      Перечисление ролей и обязанностей, как мы делали выше, поможет вам определить, кого из сотрудников необходимо подключить к работе над проектом, чтобы непосредственное начальство не загрузило их другой работой, когда они будут вам нужны.

                                      Подумайте, каких еще «помощников» вы сможете привлечь для успешного выполнения проекта (например, ИТ-специалиста, который настроит все необходимое в день проведения вебинара, или дизайнера со стороны, который подготовит диаграммы, в то время как ваша команда будет заниматься слайдами).

                                      СОВЕТ: Wrike Resource позволяет в режиме реального времени отслеживать все ваши ресурсы, чтобы вы смогли эффективнее ими управлять.

                                      Вопрос №4. Смета

                                      Планирование проекта — дело нелегкое, особенно когда речь идет о деньгах.

                                      Наверняка вы слышали, что по статистике большинство проектов выполняются с превышением сметы. По данным компании McKinsey, если взять для примера только крупномасштабные ИТ-проекты, то при их выполнении превышение сметы в среднем составляет 45%.

                                      В основном это объясняется сложностью прогнозирования точной стоимости проекта до начала работ. Кроме того, часто возникают неожиданности и внезапные препятствия, что также увеличивает объем затрат.

                                      Но, несмотря на это, при составлении плана проекта вам придется сделать оценку возможных затрат по всем необходимым ресурсам.

                                      Во сколько вам обойдется использование видеоаппаратуры? А микрофона? Понадобится ли маркетинговой группе финансирование для размещения рекламы вебинара в социальных сетях? Если вы привлечете подрядчика, какую плату он берет за выполнение проекта или за час работы?

                                      Включите все эти затраты в план проекта, а затем добавьте определенную сумму на неожиданные расходы, чтобы оставить хоть какое-то пространство для маневра. Заранее никто не знает, сколько придется добавить, но увеличения сметной стоимости на 10-20% обычно бывает достаточно.

                                      Вопрос №5. Зависимости

                                      Работа над проектом иногда напоминает игру в домино. Ту или иную задачу невозможно выполнить, пока не будет выполнена предыдущая, и так далее, и так далее.

                                      Есть смысл выявить подобные зависимости на этапе планирования проекта, чтобы составить эффективный календарный план и избежать лишних препятствий.

                                      Например, маркетологи не смогут начать рекламную кампанию, пока не будут утверждены дата и время вебинара. А дизайнеры не начнут работу над слайдами, пока не будет готов контент.

                                      Метод критического пути поможет без лишних усилий точно определить эти связи, построив модель проекта, включающую в себя:

                                      • Список всех задач, необходимых для выполнения проекта
                                      • Зависимости между этими задачами
                                      • Период времени, необходимый для каждой операции

                                      Если вы сделаете это до того, как приступить к составлению календарного плана, вам будет проще разместить все задачи в правильном порядке. Также вы сможете более реалистично указать сроки для различных вех.

                                      Вопрос №6. Календарный план

                                      А вот теперь пора назначать даты. Вам хочется просто выставить их наугад? Мы понимаем — этот этап планирования проекта может оказаться очень мучительным.

                                      К счастью, есть довольно простой способ создать осуществимый календарный план: двигаться от конца к началу. Определите дату, когда проект точно должен быть завершен, а затем двигайтесь назад от этой точки, выявляя отдельные вехи.

                                      При этом вам нужно сверяться с зависимостями, чтобы разместить все задачи в правильном порядке.

                                      И, как в случае со сметой, не помешает добавить немного времени про запас, чтобы оставить пространство для маневра. Мы все склонны переоценивать свои возможности, когда речь идет о выполнении длительных задач (для этого есть даже специальный термин — ошибка планирования), так что дополнительное время вам наверняка пригодится.

                                      Учтя все эти факторы, мы составили грубый набросок календарного плана работ по подготовке вебинара:

                                      • 5 февраля 2019 г. Планирование контента для вебинара
                                      • 11 февраля 2019 г. Создание контента для вебинара и передача его в отдел дизайна для оформления
                                      • 25 февраля 2019 г. Создание дизайна слайдов
                                      • 4 марта 2019 г. Создание графики для промо
                                      • 14 марта 2019 г. Утверждение окончательных вариантов контента и слайдов
                                      • 18 марта — 1 апреля 2019 г. Реклама вебинара в социальных сетях
                                      • 1 апреля 2019 г. Размещение последнего призыва зарегистрироваться. В конце дня завершение регистрации для участия в вебинаре
                                      • 3 апреля 2019 г. Проведение вебинара
                                      • 4 апреля 2019 г. Подведение итогов

                                      Вопрос №7. Взаимодействие

                                      При управлении проектами чрезвычайно важно, чтобы у вас был план обмена информацией. Исследования показывают, что 57% проектов срываются из-за неэффективного взаимодействия участников. Пренебрежение этим фактором может дорого вам обойтись.

                                      Ваш план проекта должен включать в себя основные правила обмена информацией, в том числе в нем должна быть указана частота и применяемые методы взаимодействия.

                                      В идеале ваш арсенал инструментов для планирования проектов должен включать в себя платформу управления совместной работой, которая позволит централизованно осуществлять весь обмен информацией. Но при этом следует учесть и такие детали:

                                      • Должно ли все взаимодействие по проекту осуществляться только в этом инструменте? Есть ли ситуации, когда возможно будет пользоваться электронной почтой или чатами?
                                      • Будете ли вы проводить регулярные плановые совещания? Кто должен на них присутствовать?
                                      • Рассчитываете ли вы получать свежие данные от определенных участников команды или заинтересованных лиц на регулярной основе?

                                      Вам может показаться, что это уже перебор, но когда речь идет об управлении проектом и планировании, лучше выяснить все подробности заранее, чем оставить возможность для интерпретаций.

                                      Начните с основ и станьте гуру в планировании проектов

                                      Когда вы только начинаете учиться составлять планы проектов, эта задача может показаться вам невероятно сложной. Но она станет намного проще, если сначала вы добавите в схему основные элементы, а затем уже заполните пробелы.

                                      А чтобы сделать начало работы еще более безболезненным, попробуйте поискать платформу управления совместной работой, такую как Wrike.

                                      Вы и оглянуться не успеете, как избавитесь от хаоса и суеты.

                                      Kat Boogaard

                                      Kat is a Midwest-based contributing writer. She covers topics related to careers, self-development, and the freelance life. She is also a columnist for Inc., writes for The Muse, is Career Editor for The Everygirl, and a contributor all over the web.

                                      Планирование — структурированный путь к успеху

                                      Результат – главная цель в бизнесе и быту. Путь к цели может быть длинным и сложным, поэтому нужно воспользоваться некоторыми инструментами, которые помогут достичь результата. Одним из таких инструментов является планирование. На первый взгляд нет ничего проще, но на практике очень большой процент людей как минимум срывает сроки из-за отсутствия навыков грамотного составления планов на день, неделю, месяц, год.

                                      Что такое планирование

                                      Планирование — это процесс создания детального плана действий, необходимых для достижения конкретной цели. Это означает, что мы должны понять, чего хотим достигнуть, и как будем этого достигать. Планирование может быть применено в различных сферах, включая жизнь, работу и бизнес. Более того, экономика каждой страны построена на базовых принципах планирования.

                                      При планировании мы определяем, какие задачи требуется выполнить, какие ресурсы нужны для их реализации и в какой последовательности они должны быть реализованы. План может быть очень детализированным или общим, в зависимости от контекста и задач.

                                      Хорошо спланированный процесс помогает нам предугадать потенциальные проблемы и научиться решать их заранее. Он также упрощает сложные процессы, давая возможность нам фокусироваться на выполнении задачи, и улучшает качество работы.

                                      Планирование бывает короткосрочным (например, подготовка презентации на следующей неделе) и долгосрочным (например, создание бизнес-плана на 5 лет). Однако, вне зависимости от продолжительности, планирование улучшает организацию работы, эффективность и помогает достигать поставленных целей.

                                      Обычно планирование содержит описание миссии, определение ресурсов, текущее положение ситуации и выбор наилучших путей решения задач. Результатом планирования может быть расписание, бюджет, список задач, и т.д.

                                      Содержание плана

                                      Стандартный план должен содержать информацию:

                                      • Введение: тему, пояснение целей и основных задач, которые должны быть исполнены.
                                      • Основная часть: план действий, которые необходимо выполнить, с указанием последовательности, времени и средств для достижения задачи.
                                      • Описание ресурсов: список ресурсов, необходимых для выполнения задач, как правило, ресурсы могут включать людей, финансы, материалы, оборудование.
                                      • Предполагаемые риски: перечисление возможных проблем, которые могут возникнуть в процессе реализации плана, и способы их предотвращения.
                                      • Расписание: распределение задач по времени, когда они будут исполнены, продолжительность каждой задачи и сроки их завершения.
                                      • Ожидаемые результаты: что планируется достичь в итоге и какими показателями будет оцениваться успех плана.
                                      • Ответственные лица: перечень людей и команд, ответственных за выполнение каждой части плана.

                                      Планирование является важной составляющей обеспечения эффективности и успеха в любой сфере деятельности. За счет этого можно оптимизировать использование времени, сил и ресурсов, и уменьшить вероятность ошибок и неудач.

                                      Цели планирования

                                      Планирование является важным инструментом для эффективной организации и достижения планов в любой сфере жизни и деятельности. Оно помогает:

                                      Цели планирования

                                      1. Обозначить цели и задачи – планирование определяет четкие, конкретные и понятные задачи, которые нужно достигнуть.
                                      2. Оптимизировать использование времени, ресурсов, знаний, навыков – планирование позволяет использовать имеющиеся ресурсы оптимальным образом, не тратя их на ненужные задачи.
                                      3. Решить проблемы – планирование помогает сразу предусмотреть возможные негативные последствия, определить, как действовать в такой ситуации, и найти пути их решения заранее.
                                      4. Увеличить эффективность, т. е. минимизировать ущерб, который может быть причинен непредсказуемыми обстоятельствами. Одновременно с этим прорабатываются пути достижения задач с минимальными затратами и максимальной выгодой.
                                      5. Определить приоритеты – появляется возможность сосредоточиться на наиболее важных и приоритетных задачах, чтобы выполнить работу быстрее и эффективнее.
                                      6. Уменьшить стресс – если есть ясное понимание того, что мы должны делать и как это делать, мы можем снизить уровень стресса и давления.
                                      7. Координировать отделы. Если планирование касается крупных компаний и организаций, оно помогает координировать деятельность структурных подразделений на разных уровнях, а также всех сотрудников внутри отдельных подразделений.
                                      8. Контролировать процессы. Четкое понимание плана деятельности, путей реализации и сроков исполнения используется руководством для контроля ситуации в реальном времени, делая менеджмент и решение экономических вопросов более эффективным. Это позволяет оперативно реагировать на неблагоприятные факторы, связанные с ведением деятельности.
                                      9. Принимать правильные управленческие решения. Понимание концепции проекта и всех этапов его реализации позволяет на ранних стадиях принимать более эффективные решения, минимизировать риски, переработать ряд рабочих моментов.

                                      В целом планирование делает лучше качество работы, минимизирует негативные моменты и помогает достигать результатов и задач более успешно. Оно является важной составляющей любой деятельности и разрешает преодолевать трудности и достигать успеха в любых условиях.

                                      Виды планирования

                                      Планирование может быть различных видов в зависимости от того, какие обязательные требования установлены для его выполнения. Рассмотрим некоторые виды планирования и их особенности.

                                      Виды планирования

                                      • Директивное: план имеет строгий набор директив и ограничений. Этот тип планирования обычно используется в организациях или государственных учреждениях, где законы и правила являются обязательными для всех.
                                      • Индикативное: второе понятие имеет противоположный смысл, т. е. первоначальные условия являются рекомендательными и не обязательными для исполнения.

                                      По срокам достижения:

                                      • Краткосрочное – устанавливает рабочий план сроком до 1 года. Такое планирование обычно содержит задачи и действия, которые могут быть выполнены за короткий промежуток времени. Как пример, планирование ежедневных задач или организации мероприятий на ближайший месяц.
                                      • Среднесрочное планирование – срок от 1 до 5 лет. Такое планирование предполагает проекты и задачи, которые требуют большего времени и ресурсов для их решения. Например, планирование бизнес-стратегии на 3 года или строительство дома.
                                      • Долгосрочное – предусматривает срок более 5 лет. Это может быть связано с развитием долгосрочных перспектив, созданием комплексных проектов или в большой организации. Например, государственная стратегия развития экономики страны на 10 лет или планирование масштабных инфраструктурных проектов.

                                      По содержанию плановых решений:

                                      • Стратегическое планирование – используется для долгосрочных операций и выбора методов, которые позволят достичь желаемого результата. Это обычно выполняется руководством компании или организации и позволяет определить общее направление деятельности на период более 3-5 лет.
                                      • Тактическое планирование – процесс подробного определения задач и действий, необходимых для достижения заданных целей в рамках стратегического плана. Такое планирование обычно выполняется на период от года до нескольких лет. Тактические планы обычно разрабатываются на основе отчетов и результатов деятельности.
                                      • Оперативно-календарное планирование – ежедневное планирование и управление текущими задачами и программами на основе заданных сроков и ресурсов. Оно выполняется на короткий срок, обычно на неделю или месяц. Позволяет контролировать текущую деятельность и принимать оперативные решения в случае необходимости.
                                      • Бизнес-планирование – механизм разработки плана действий для создания или развития бизнеса. Внутрифирменное планирование включает определение заданий, анализ торговой среды, анализ конкурентов, стратегию продвижения, планирование финансовых ресурсов и другие детали, необходимые для успешного развития бизнеса. Создание бизнес-плана является важным этапом для предпринимателей и компаний на начальном этапе работы, поскольку позволяет видеть как реальные, так и расчетные показатели.

                                      Классифицировать виды планирования можно по второстепенным аспектам.

                                      По степени охвата:

                                      • Общее – охватывает все сферы деятельности организации. В таком планировании определяются общие цели и задачи, которые должны быть достигнуты, и устанавливаются стратегии и тактики, которые будут использоваться для их достижения. Общее планирование также включает планирование финансовых, кадровых, производственных и маркетинговых аспектов.
                                      • Частичное – охватывает только определенную часть деятельности организации. Различные отделы или группы могут проводить отдельное планирование тех аспектов бизнеса, которые касаются их непосредственной работы.

                                      По объектам планирования:

                                      • Целевое планирование – решает проблемы, связанные с достижением ряда задач, таких как повышение прибыли, рост объемов производства и др. Оно может быть как долгосрочным, так и краткосрочным, и направлено на достижение результирующих показателей.
                                      • Планирование средств – процедура планирования расходов, которая направлена на достижение результатов, определенных в целевом планировании. Сюда может входить планирование бюджета, расписания закупок, финансовых планов и инвестиций.
                                      • Программное – это планирование в рамках программы или проекта, которые объединены с одной общей миссией. Оно предполагает определение миссии, задач, ресурсов и рисков на более высоком уровне, а также планирование реализации отдельных этапов проекта.
                                      • Планирование действий – определение конкретных действий, которые нужны для достижения поставленных результатов. Например, управление проектами, продажи, производство, маркетинг и т. д.
                                      • Агрегированное – учитываются общие параметры для постановки целей и задач.
                                      • Детальное – уделяется особое внимание к деталям и тонкостям проекта.

                                      По координации планов во времени:

                                      • Последовательное – непрерывный продолжительный процесс формирования планов, состоит из ряда мелких этапов.
                                      • Одновременное – единовременный достаточно короткий этап для решения смежных задач.

                                      По учету изменения данных:

                                      • Жесткое – обязательное соблюдение требований и параметров.
                                      • Гибкое – есть возможность изменения вводных.
                                      • Упорядоченное – выполнение операций в указанном порядке.
                                      • Скользящее – предусматривает продление имеющегося плана на последующий период.
                                      • Внеочередное – реализация плана происходит по мере возникновения такой необходимости.

                                      Существует множество подходов к классификации плановых решений, которые должны выбираться на основании индивидуальных особенностей поставленных задач. Менеджеры и руководство компании самостоятельно выбирают наиболее подходящий вариант.

                                      Этапы планирования

                                      Планирование является важным этапом в управлении любым проектом, бизнесом или организацией. Каждый этап планирования важен для успешной реализации задумки и достижения желаемых показателей.

                                      Этапы планирования могут различаться в зависимости от цели и объема планирования, но общие стадии включают:

                                      Этапы планирования

                                      1. Определение целей и задач. Определяется результат, которого нужно достигнуть, а также задачи, которые нужно выполнить.
                                      2. Сбор и анализ информации. Собирается информация, необходимая для определения возможностей и угроз, анализа конкурентов, потребностей клиентов, рыночных тенденций и других факторов, влияющих на решения, которые будут приняты.
                                      3. Определение альтернативных вариантов действий. Исследуется ряд возможных альтернативных вариантов, которые могут быть использованы для достижения поставленных результатов.
                                      4. Оценка и выбор оптимального варианта. Производится оценка каждого из альтернативных вариантов и выбирается наиболее подходящий.
                                      5. Разработка детального проекта. Разрабатывается детальный план работ, которые необходимы для достижения поставленных показателей.
                                      6. Реализация. На этом этапе выполняются действия, обозначенные в плане.
                                      7. Мониторинг и контроль. Производится отслеживание и контроль реализации обозначенных работ, а также корректирование плана в случае необходимости.
                                      8. Оценка результатов. Руководством оцениваются результаты выполненной работы и принимается решение о том, какие изменения нужно внести в следующую итерацию планирования или в реализацию стратегии.

                                      Грамотное составление плана позволяет определить цели, выбрать оптимальный путь и реализовать действия, которые приведут к их достижению. Различные подходы и методы планирования позволяют выбрать оптимальную стратегию для максимального успеха в реализации проектов и бизнеса.

                                      Как организовать процесс планирования

                                      Организация процесса планирования зависит от типа проекта или деятельности, которую вы планируете, а также от других факторов, таких как его объем, сроки и степень сложности.

                                      Как организовать процесс планирования

                                      Несмотря на это, существуют некоторые общие рекомендации, которые помогут организовать процесс более эффективно. Рассмотрим их подробнее:

                                      • Назначьте конечные цели вашего сценария или деятельности, а также задачи, которые важно выполнить, чтобы их достичь. Так легче понять, на каком этапе вы находитесь, и какие ресурсы вам нужны.
                                      • Определите риски и возможности, связанные с вашим проектом или деятельностью, и разработайте план действий, чтобы избежать негативных последствий и использовать возможности.
                                      • Разбейте ваш проект на этапы и определите сроки каждого этапа. Так проще следить за прогрессом и правильно планировать ресурсы.
                                      • Составьте детализированный план действий, который содержит список необходимых задач, ключевые даты, ответственные лица и период выполнения.
                                      • Регулярно отслеживайте свой прогресс, чтобы убедиться, что вы на правильном пути, и внести корректировки, если это необходимо.
                                      • Используйте различные инструменты для планирования, такие как календари, листы Excel, диаграммы Ганта или программы управления проектами.

                                      Важно понимать, что составление плана – динамичный процесс, и его нужно регулярно обновлять и изменять, основываясь на изменениях в проекте или среде. Также не забывайте о коммуникации и обратной связи во время планирования, это поможет сформировать более точную картину и выполнить проект более эффективно.

                                      Принципы планирования

                                      Планирование является важным элементом достижения успеха в любой области деятельности. Чтобы успешно реализовать проект, наладить бизнес-процессы, достичь поставленных показателей, необходимо правильно спланировать все этапы работы. Для этого требуется соблюдать ряд принципов, которые позволяют достичь результата за минимальное время и с максимальной эффективностью.

                                      Принципы планирования

                                      Основные принципы планирования:

                                      • Целенаправленность. Каждое действие должно иметь прямое отношение к определенной задаче.
                                      • Участие. Включение различных заинтересованных сторон в планирование, анализ и принятие решений, чтобы повысить качество результата и легче добиться его успешной реализации.
                                      • Рациональность. Оптимизация использования материальных и человеческих ресурсов. Сокращение затрат.
                                      • Гибкость. Адаптация к переменам внешней среды, оперативность корректировок.
                                      • Комплексность. Выдерживание связи и баланса между всеми элементами проекта или деятельности.
                                      • Системность. Строгая структура плана, включающая определенное место, последовательность и взаимосвязь процессов и мероприятий.
                                      • Иерархия. Выделение основных задач и их последующее деление на подзадачи.
                                      • Своевременность. Принятие мер в определенные сроки.
                                      • Непротиворечивость. Выбор вариантов действий, не противоречащих с другими элементами плана.
                                      • Точность. Установление точных показателей и критериев успеха, чтобы проводить анализ результатов.
                                      • Контроль. Системный мониторинг реализации всех мероприятий и их оценка.
                                      • Фиксация. Составление документации и отчетности по основным параметрам плана, например, задачам, ресурсам, срокам исполнения, ответственным лицам.

                                      Перед началом планирования необходимо знать и учитывать отдельные особенности, такие как политика компании, особенности рынка, тип проекта, область деятельности и другие факторы. Важно постоянно вести анализ результатов, создавать отчетные документы и корректировать план с учетом характера внешней среды.

                                      Методы планирования

                                      Существует множество методов, позволяющих провести эффективное планирование, какие из них применять зависит от конкретной задачи или области деятельности. Рассмотрим ряд основных методов планирования.

                                      Методы планирования

                                      Правило Парето

                                      Правило Парето, также известное как закон 80/20, представляет собой эмпирическое утверждение, что приблизительно 20% действий являются ответственными за 80% результатов. Это правило разработано итальянским экономистом Вильфредо Парето в конце XIX века, когда он исследовал распределение богатства в Италии.

                                      теория Парето

                                      Принцип Парето применяется во множестве областей: от бизнеса до науки и технологий. Примеры:

                                      • в бизнесе: часто 20% клиентов компании приносят 80% прибыли, а 20% продуктов или услуг компании генерируют 80% общей прибыли;
                                      • в производстве: 20% дефектных деталей могут привести к 80% отказов на конечном товаре;
                                      • в личной жизни: 20% времени, потраченного на выполнение задач, может привести к 80% продуктивности.

                                      Разумеется, в большинстве случаев соотношение не будет стопроцентным и может колебаться, например, 70/30 или 90/10.

                                      Применение правила Парето в бизнесе может помочь руководителям сконцентрироваться на 20% наиболее важных клиентах, продуктах или услугах компании. Это правило может стать помощником и в личной жизни, чтобы грамотно распределить дела в течение дня или другого периода времени. Тайм-менеджмент и совокупность принципов планирования положительно отразится на качестве жизни и сделает влияние стресса менее выраженным.

                                      ABC планирование

                                      ABC-анализ является методом планирования и тайм-менеджмента, который применяется для определения наиболее важных и наименее важных задач, процессов или элементов проекта. Он основан на примере, указанном выше — принципе Парето, который утверждает, что 80% результатов достигаются 20% усилий.

                                      ABC планирование

                                      ABC-анализ подразумевает разделение всех задач, процессов, элементов на три категории:

                                      • A (наиболее важные) – составляют не более 15% от общего числа задач или элементов, но имеют наибольший вклад в достижение желаемого результата. Первоочередные задачи, без которых невозможно достичь нужного результата.
                                      • B (средней важности) – составляют приблизительно 20% от общего числа задач или элементов и имеют среднее значение для достижения целей проекта.
                                      • C (наименее важные) – составляют около 65% от общего числа задач или элементов, но вносят наименьший вклад в достижение целей проекта.

                                      После разделения задач на категории ABC-анализ дает возможность сконцентрироваться на группе A – наиболее важных задачах, чтобы достичь цели наиболее эффективно и оптимизировать использование ресурсов на предприятии. Категории B и C могут быть выполнены в процессе работы с более важными задачами.

                                      Матрица Эйзенхауэра

                                      Принцип Эйзенхауэра – это метод планирования своих задач в повседневной жизни, который был разработан доктором Дуайтом Эйзенхауэром, бывшим американским президентом и генералом армии США. Он помогал управлять своим расписанием во время службы в армии и избегать прокрастинации.

                                      Матрица Эйзенхауэра

                                      Суть метода Эйзенхауэра заключается в предположении, что каждая задача может быть измерена по двум критериям: важности и срочности. За счет этого можно структурировать задачи и запланировать свой день, определив наиболее важные задачи, которые необходимо выполнить в отведенный срок.

                                      Основная идея принципа заключается в разделении задач на четыре категории:

                                      • Самые важные и срочные задачи (внезапные проблемы, неотложные задачи проекта).
                                      • Важные, но несрочные задачи (планирование проектов, обучение).
                                      • Неважные, но срочные задачи (срочные телефонные звонки, ответы на электронные письма).
                                      • Неважные и несрочные задачи (чтение новостей, просмотр видео, социальные медиа).

                                      Эйзенхауэр советовал начинать с важных и срочных задач, а оставшиеся задачи размещать в соответствующих категориях. Так можно использовать наиболее продуктивное время на выполнение важных задач, а также управлять своим расписанием более эффективно, сэкономить время и сократить стресс.

                                      Выбирать метод планирования необходимо в зависимости от типа проекта и его сложности. Не забывайте учитывать доступные ресурсы и опыт команды при реализации плана.

                                      Хронометраж

                                      Хронометраж – это процесс измерения времени, необходимый для исполнения конкретной задачи или операции. Хронометраж применим во многих областях: от производства и до спорта.

                                      Хронометраж

                                      В производственной сфере хронометраж используется для определения стоимости производства и уменьшения времени обработки товаров, а также для улучшения качества продукции и сокращения затрат на трудовые ресурсы.

                                      Сегодня для хронометража используются различные методы, например, наблюдения за временем выполнения операции, разделения работы на элементы и составления расписания, штрафных штампов и т. д.

                                      В целом, хронометраж является важным инструментом, который успешно работает и позволяет контролировать время и улучшать производительность в различных сферах деятельности.

                                      Диаграмма Ганта

                                      Диаграмма Ганта – это инструмент для визуального представления хода реализации программы или задачи в конкретный период времени. Представляет собой графическую диаграмму, на которой по горизонтальной оси отображается временной интервал, а по вертикальной оси – перечень задач, необходимых для выполнения задачи.

                                      Основные возможности сервисов

                                      Каждая задача представлена горизонтальной полосой, длина которой соответствует продолжительности времени, необходимого для ее выполнения. Цвет полосы может указывать на статус задачи (зеленый – выполнена, желтый – в процессе, красный – не выполнена в срок).

                                      Диаграмма наглядно показывает все задачи и их очередность выполнения, а также позволяет оценить продолжительность каждой задачи и общее время, необходимое для выполнения проекта. Кроме того, высокая детализация системы позволяет отображать зависимость между задачами, ресурсами, отображает точки их соприкосновения.

                                      Техника SMART

                                      Техника SMART – это методология, которая используется для установления эффективных и достижимых итоговых показателей.

                                      SMART-цели

                                      Акроним SMART состоит из пяти критериев, которыми должны обладать поставленные цели:

                                      • Specific – должна быть ясно определена и понятна. Она должна описывать конкретный результат, который нужно получить.
                                      • Measurable – должна быть измерима и иметь количественную метрику или критерий, по которому можно оценить ее выполнение.
                                      • Achievable – должна быть достижимой и реалистичной. Это означает, что ее выполнение возможно и не требует нереальных усилий или средств.
                                      • Relevant – должна быть актуальна, соответствовать текущей ситуации и миссии предприятия или персональным целям человека. Она должна иметь значение для достижения более широких целей.
                                      • Time-bound – должна иметь четкий срок выполнения. Устанавливается конкретный график работ и контролируется процесс достижения цели.

                                      В целом с помощью техники SMART можно определить конкретные, достижимые и измеримые цели, что способствует более эффективному использованию времени и ресурсов, повышает мотивацию и вероятность достижения поставленных результатов.

                                      Метод OKR

                                      Метод OKR (Objectives and Key Results) – это система управления, используемая для установления целей и их измерения. Метод ОКR был разработан компанией Intel в 1970-х годах и широко распространился в других технологических компаниях, таких как Google и Amazon.

                                      OKR

                                      Система ОКR состоит из двух основных элементов:

                                      • Цели (Objectives) – конкретные результаты, которые вы хотите достичь. Они должны быть ясно определены и конкретны. Могут быть долгосрочными или краткосрочными и относиться к любой области деятельности.
                                      • Ключевые показатели результативности (Key Results) – оценочные инструменты, которые используются для измерения прогресса в достижении целей. Ключевые показатели результата могут быть количественными или качественными и должны быть связаны с конкретными целями.

                                      Процесс установления целей включает несколько этапов:

                                      1. Поиск главных целей бизнеса, миссии и стратегии компании.
                                      2. Разработка конкретных целей и ключевых показателей результативности, связанных с миссией и стратегией компании.
                                      3. Постановка задач и ключевых показателей результативности на краткосрочный и долгосрочный период.
                                      4. Ежеквартальное оценивание прогресса в достижении целей и корректировка их при необходимости

                                      Успешной системе управления ОКR требуется коммуникация и прозрачность между руководством компании и ее сотрудниками. Цели и ключевые показатели результативности должны быть доступны и понятны для всех сотрудников компании. На совещаниях необходимо говорить об актуальных проблемах, оценивать комментарии исполнителей, коллективно принимать решения. Используя эту систему, можно делегировать полномочия, чтобы добиваться еще более высоких показателей.

                                      Список целей и задач

                                      Это наиболее простой метод, который заключается в формировании списков дел, которые необходимо выполнить в определенный период времени. В самом простом исполнении это может быть записная книжка, в которой записаны задачи, по мере выполнения их просто вычеркивают. Можно использовать специализированные приложения, которые имеют дополнительные функции и удобный интерфейс.

                                      Все рассмотренные методики могут использовать по отдельности или в паре. Выбор зависит от особенностей проекта и ваших личных предпочтений.

                                      Советы по продуктивному планированию

                                      Если вы сталкиваетесь с трудностями в процессе составления планов, неудовлетворены результатом или работа отнимает слишком много времени, скорее всего, вам помогут полезные советы.

                                      Советы по планированию

                                      • Начать стоит с выбора наиболее удобной для вас методики планирования.
                                      • Возьмите составление планов в привычку, занимайтесь планированием каждый вечер.
                                      • Концентрируйтесь на главном, помните, что именно нужно сделать в первую очередь.
                                      • Делите объемные задачи на более маленькие, это позволит достаточно легко их решать.
                                      • Не нужно выполнять несколько работ одновременно.
                                      • Не пытайтесь вместить огромное количество задач в один план.
                                      • Реально расценивайте объем и сложность работ.
                                      • Не торопите сроки, спешка приводит к фиаско.
                                      • Формируйте цели максимально точно и доступно.
                                      • Отслеживайте процесс и своевременно вносите изменения.
                                      • Визуализируйте план удобным для вас способом.
                                      • Держите список задач перед глазами и чаще в него заглядывайте.

                                      Для совершенствования навыков планирования можно опираться на опыт бизнес-тренеров, а со временем и на свой личный. Действуя в соответствии с рекомендациями удастся составить даже сложный план для ответственного процесса всего за несколько часов.

                                      Часто задаваемые вопросы

                                      Планирование включает в себя определение целей, оценку текущих показателей ситуации, выбор наиболее эффективных стратегий и методов достижения поставленных целей, а также определение бюджета и других средств. В общем, это процесс определения маршрута действий для достижения желаемых результатов в будущем.

                                      Помимо вышеупомянутых пунктов, в бизнесе при планировании также следует учитывать рыночные условия, конкуренцию, ресурсы, негативные последствия, навыки и другие факторы.

                                      Да, конечно, изменение планов – это вполне нормально в бизнесе и жизни в целом. Иногда возникают непредвиденные обстоятельства, которые требуют изменения стратегий и планов действий. Важно помнить, что гибкость и адаптивность – это одни из ключевых качеств успешной реализации поставленных целей.

                                      Расстановка приоритетов является индивидуальным процессом, который зависит исключительно от ваших целей. В первую очередь нужно разделить все процессы на наиболее важные и срочные. Для этого можно воспользоваться одним из рассмотренных методов в этой статье.

                                      Дополнительно стоит обратить внимание на сроки реализации целей, возможные проблемы, коммуникацию между участниками проекта, критерии успеха, управление ресурсами.

                                      Заключение

                                      Планирование является важным инструментом управления любого процесса, будь то личный проект, рабочая команда или бизнес-процесс в компании. Главная цель — предсказать то, что может произойти в будущем и подготовиться к этому заранее, уменьшить вероятность проблем и повысить вероятность успеха. Важно четко определить цели, задачи, сроки и бюджет, принимая во внимание коммуникации, критерии успеха и другие факторы. Расстановка приоритетов позволяет добиваться наилучших результатов в кратчайшие сроки. Необходимо регулярно пересматривать план, оптимизировать его и принимать неотложные меры, если что-то идет не так. Планирование является процессом, который дает возможность оптимизировать работу в команде, повышает эффективность и открывает новые возможности для развития.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *