Как отсканировать бумажную накладную в сбис
Перейти к содержимому

Как отсканировать бумажную накладную в сбис

  • автор:

Распознавание документов: автоматизация обработки сведений с помощью СБИС

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Сервис СБИС предлагает эффективное решение для управления документами, обеспечивая точное распознавание и быструю загрузку различных типов документов.

Сервис СБИС для распознавания документов обеспечивает автоматизированный ввод данных с документов, таких как накладные, УПД, счета-фактуры и др. Это означает, что СБИС может распознать и загрузить эти документы, дополнив при необходимости справочники в 1С. Данные создаются правильно и не дублируются, а счета-фактуры связываются с товарными накладными и актами.

СБИС также может внести сведения с бумажной накладной, распознав тип документа, заполнив номенклатуру, вашу организацию и склад, и подтянув поставщика из базы контрагентов. Кроме того, СБИС сможет сопоставить товары из скана с вашим каталогом, подсветив позиции, которые не смогут найти соответствия.

Кому полезен сервис распознавания документов СБИС

СБИС удобен для любых сценариев работы, он распознает УПД, ТОРГ-12, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и счета на оплату. Сервис подходит как обычному бухгалтеру, так и кладовщику, специалисту по персоналу, экономисту, логисту и пр.

Если налоговая служба требует предоставить определенные документы, СБИС прочитает требование ФНС, найдет в электронном архиве все запрашиваемые документы и подготовит их для отправки.

Подключиться к СБИС просто! Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время!

Возможности сервиса распознавания документов СБИС

Ввод различных документов. СБИС предлагает удобный сервис для обработки различных документов. Он способен распознавать и загружать такие документы как накладные, УПД, счета-фактуры, при необходимости дополняя справочники в 1С. Сервис гарантирует корректность данных и их не дублирование, а также связывание счетов-фактур с товарными накладными и актами.

Автоматический ввод. СБИС может автоматически вводить данные с бумажной накладной, распознавая тип документа и заполняя необходимую информацию. Сервис также способен сопоставлять товары из скана с вашим каталогом, подсвечивая позиции, которые не удалось найти.

Кадровые документы. СБИС облегчает процесс приема на работу, распознавая паспорт и СНИЛС нового сотрудника и автоматически заполняя все необходимые кадровые документы. Кроме того, СБИС поможет вам подготовить первичные документы для налоговой, прочитав требование ФНС и подготовив все запрашиваемые документы для отправки.

Самообучение. Сервис постоянно совершенствуется благодаря технологии машинного обучения, улучшая качество распознавания с каждым новым документом. СБИС удобен для любых сценариев работы, будь то быстрое фото на телефоне, сканирование на МФУ или работа на потоковом сканере.

Как запустить сервис распознавания документов

СБИС распознает счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, передаточные документы и счета на оплату в бумажном виде и переводит их в электронный. Для оцифровки данных следует загрузить фотографию или скан бумажного документа в подраздел «Бизнес/Закупки/Расходы» или «Документы/Разобрать». СБИС считает данные о типе загруженного документа, наименовании организации, номенклатуре и сформирует электронный документ.

Кликните и выберите способ загрузки.

«Скан» — загрузки для бумажного документа. Далее положите документа в сканер и уточните формат: *jpeg — чтобы добавить несколько файлов в документ, или *pdf — один многостраничный файл. После жмите «Сканировать».

image6.png

Если вы вводите фотографию или уже отсканированный документ, то выберите опцию «Из буфера обмена», «С компьютера» или «С мобильного устройства».

После жмите «Распознать».

image5.png

При проверке обратите внимание на данные поставщика, название вашей организации, наименования товаров и склад. Услуги будут отнесены в расходы, СБИС автоматически определит статью и счет затрат.

image8.png

Если есть несопоставленные с вашим каталогом позиции, то они будут отмечены серым цветом.

image7.png

Выгода от использования сервиса распознавания документов СБИС

Уменьшение затрат на обработку документов. Автоматизированная классификация, распознавание и экспорт данных из любых источников и документов в информационные системы.

Ускорение процесса принятия решений. Благодаря быстрой и точной обработке данных, управленческие решения принимаются быстрее.

Управление на всех стадиях и уровнях. Расширенные функции мониторинга помогают контролировать поток документов и повышать эффективность работы персонала.

Как подключиться к распознаванию документов в СБИС

Если у вас остались вопросы по возможностям СБИС для распознавания документов, вы можете оставить заявку на консультацию, и с вами свяжутся в ближайшее время.

АБТ Сервисы для бизнеса

Используйте простую программу для бухгалтеров СБИС, которую уже выбрали миллионы компаний России. Электронная отчетность, встроенные ОФД, ЕГАИС и ЭДО в одном окне позволят легко вести бухучет и моментально сдавать отчетность!

Попробовать бесплатно Бесплатная консультация

  • Программы СБИС для бухгалтерии и отчетности
  • Выгодные тарифы и скидки
  • Техническая поддержка 24/7

Загрузить и разобрать документы

Бухгалтер, который работает удаленно, может получать электронные и бумажные документы для учета прямо в СБИС. Для этого не потребуется обычная или электронная почта, не нужно даже облачное хранилище. Любой сотрудник может загрузить документы в систему, а бухгалтер зарегистрирует их в учете.

Действия сотрудника
Действия сотрудника
Действия бухгалтера
Действия бухгалтера

Сотрудник загружает с компьютера скан, фотографию или файл. Также можно загрузить файлы с помощью мобильного приложения СБИС. Они попадают в раздел «Документы/Разобрать».

  1. На главной странице нажмите и наведите курсор на строку «Загрузить».
  2. Выберите пункт «С компьютера». Если документы на бумаге, нажмите « Скан» и сканируйте их.

  • контрагенту — укажите получателя и отправьте письмо;
  • в бухгалтерию — СБИС отправит документ бухгалтеру на регистрацию.

СБИС создаст новый документ с файлом-вложением и сохранит в разделе «Разобрать» на вкладке «Документы».Оформите проводки, чтобы зарегистрировать документ в учете.

Бухгалтер видит загруженные документы в СБИС и регистрирует их в учете.

  1. Откройте документ в разделе «Документы/Разобрать».
  2. Нажмите Зарегистрировать .
  3. Выберите подходящую операцию для документа. Обратите внимание, нельзя зарегистрировать один и тот же файл двумя разными операциями.

Если в СБИС загружено несколько файлов, для каждого из них можно выбрать свой регламент. Для этого кнопкой откройте панель массовых операций, отметьте флагом файлы и нажмите «Отправить отмеченные».

Прикрепить файл или скан

К документам или сообщениям в СБИС можно добавить вложение — например, переслать коллеге презентацию или прикрепить скан чека в авансовый отчет. В дальнейшем вложение можно изменить, заверить электронной подписью, напечатать или сохранить на компьютер.

Прикрепить
Прикрепить
Редактировать
Редактировать

Нажмите «Добавить» и выберите:

  • из каталога на компьютере;
  • из буфера обмена;

Файлы появятся в документе.

Если вложение подписано в сторонней системе, СБИС также загрузит подпись. Она преобразуется в штамп при сохранении и печати файла.

Добавить из печатных форм

Файл печатной формы можно продублировать в документе в виде вложения. Так исполнитель сразу увидит его, не переходя в печатные формы документа.

Например, чтобы сотрудник отдела кадров не искал форму приказа, скопируйте ее в задачу «Оформить прием на работу». Для этого нажмите . Кликните и выберите «Сохранить во вложения». Файл появится в задаче.

Прикрепить и отправить можно любой файл, а открыть с помощью СБИС — только некоторые.

Если файл не открывается, сначала скачайте его на компьютер, а затем откройте в программе, которая работает с этим форматом.

Офисные документы

Документы MS Office можно изменить в браузере или в приложении на компьютере.

  1. Откройте документ или сообщение с прикрепленным файлом.
  2. В строке вложения нажмите и выберите, где его открыть: в браузере или в приложении. Чтобы установить редактор по умолчанию для этого формата файлов, в строке с ним нажмите .
  3. Измените документ и сохраните.

Если в документе присутствуют элементы ActiveX, макросы и прочее, для их корректной работы сначала

нажмите «Включить содержимое»

Изображения

Изменить графический файл формата *.jpg, *.jpeg, *.bmp или *.png можно с помощью редактора изображений. Чтобы его открыть, в строке вложения нажмите « Редактировать».

Другие форматы

  1. Сохраните файл на компьютер.
  2. Отредактируйте его в приложении, которое поддерживает работу с этим форматом.
  3. Прикрепите измененный файл снова. Он будет загружен как редакция, если его имя совпадает с именем исходного файла.

СБИС сохранит редакции вложения в истории изменений.

Нажмите

Как сформировать электронную транспортную накладную в СБИС

Как сформировать электронную транспортную накладную в СБИС | Статья Lad

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) представляет собой цифровой вариант обычной транспортной накладной. Бизнес применяет этот документ, если услугу по перевозке грузов предоставляет транспортная компания, привлекаемая со стороны.

Налоговая утвердила формат ЭТрН приказом от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Электронная транспортная накладная в СБИС

В подписании документа участвуют отправитель, водитель (или логист) и получатель. На каждом шаге участники должны заверить накладную с помощью электронной подписи. В случае водителя это может быть его мобильная ЭП.

Сервис мгновенного обмена электронными документами внутри компании и с контрагентами. Интегрируется в любую учетную систему, экономит время, избавляет от бумажных документов, повышает информационную безопасность.

Шаг 1: Грузоотправитель формирует накладную.

Сначала нужно удостовериться, что перевозчик и получатель подключены к ЭДО.

Для работы сервиса необходимо купить одну из лицензий ЭДО СБИС.

1. Откройте раздел «Бизнес/Транспорт/ЭТрН» и добавьте новый документ через клавишу

2. В качестве отправителя выберите компанию, которая передает груз. Через опцию «Контакты +» можно указать ее телефон.

3. Затем введите получателя – компанию, которой отправляется товар.

4. Внесите дату, а также время доставки груза.

5. Заполните сведения о перевозчике: название либо ИНН фирмы, контактные данные, номер и дату заявки на перевозку.

6. Укажите информацию о транспортном средстве и водителе.

7. Внесите данные о грузе: вид товара, упаковка, состояние.

8. Сформируйте сопроводительный документ. Нажмите , укажите тип, название, номер, дату и стороны, которые его заключили.

9. Пропишите информацию о погрузке: адрес, дата, время подачи ТС.

10. Добавьте дополнительные условия перевозки: разрешение или запрет на переадресацию груза и перегрузку, лимит скорости.

11. Отправьте накладную перевозчику, нажав на «Погружен» вверху страницы.

Шаг 2: Водитель подтверждает, что получил груз от отправителя, в мобильном приложении «СБИС Курьер».

Если на водителя не оформлена ЭП либо доступ в СБИС, провести эти действия вправе логист.

1. Зайдите в подраздел «Работы». Отыщите нужную накладную. Это можно сделать быстро через QR-код: нажмите и наведите камеру на код на бумажной накладной.

2. Примите товар и выберите «Получение груза/Принят». Сервис отправит накладную получателю.

Шаг 3: Получатель проверяет груз на повреждения и подтверждает исполнение заказа в СБИС.

1. Зайдите в подраздел «Бизнес/ЭТрН», на вкладке «Входящие» выберите накладную.

2. Введите сведения о приемке груза.

3. Нажмите «Приемка груза» и выберите нужный вариант:

  • «Получен» — доставлен без проблем;
  • «Получен частично» — часть груза повреждена либо возникли иные замечания. Пропишите их в комментарии;
  • «Не принят» — товар не получен либо испорчен.

После этого СБИС направит ЭТрН водителю для подтверждения доставки.

СБИС позволяет выгрузить электронную транспортную накладную из вашей учетной системы и отправить ее контрагенту. Для этого предусмотрена возможность интеграции. Обратитесь к нашему менеджеру, чтобы узнать подробнее и подключить сервисы, которые подойдут именно вашему бизнесу. Оставьте заявку на сайте или позвоните по телефонам +7 (909) 282-51-42, +7 (909) 282-50-95. Ответим на все вопросы.

Эксперт по работе с программами отчетности

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *